Le poste est placé sous la responsabilité hiérarchique de la Secrétaire Générale et sous la responsabilité fonctionnelle du Maire et des élus par délégation.
Le service administratif est composé de 2 agents et de la Secrétaire Générale .
Possibilité de pérenniser le poste après la période de CDD.
1. Responsable des salles communales - ASTREINTES
• Gestion de la salle des fêtes EHL :
o Réservations
o Organisation des visites de la salle pour les locataires potentiels.
o Transmission de la convention de location et de la charte à l’occupant.
o Réalisation de l’état des lieux d’entrée et de sortie.
o Gestion des titres de location (caution + avance + solde).
o Mise à disposition de vaisselle et autre matériel.
o Gestion des astreintes liées à l’utilisation de la salle.
o Coordination avec l’agent d'entretien de la salle pour garantir sa propreté et son bon état
o Gestion de la maintenance générale de la salle.
o Création des accès via le logiciel SALTO
• Gestion des autres salles communales (réservation, entretien, suivi administratif).
2. Accueil physique et téléphonique
• Accueil des administrés et visiteurs, orientation vers les services compétents.
• Réponse aux demandes téléphoniques, prise de messages et gestion des sollicitations diverses.
3. Gestion des courriels
• Réception, traitement et redirection des courriels entrants.
• Gestion de la communication électronique au sein du service.
4. Gestion administrative des ressources humaines
• Mise en ligne des offres d'emploi sur les plateformes.
• Suivi du processus de recrutement, de l'entrée à la sortie des agents : gestion des candidatures, déclaration URSSAF, rédaction du contrat, attestation France Travail…
• Élaboration de la paie et des documents relatifs à la rémunération.
• Gestion des pointages, congés et absences des agents.
• Déclaration assurance statutaire / CPAM / CDG74 / ticket restaurant
• Rédaction des actes administratifs liés à la gestion des ressources humaines (arrêtés, contrats, etc.).
• Suivi des carrières des agents (évolution de grade, changements de statut, etc.).
• Suivi des visites médicales des agents.
• Gestion des formations professionnelles.
5. Responsable des dossiers de subventions
• Montage des dossiers de subventions pour les projets municipaux.
• Suivi administratif, comptable et financier des subventions.
• Veille à la conformité des dépenses et au respect des échéances.
6. Gestion du Réseau de Chaleur RCU
• Contact privilégié des abonnés.
• Gestion de la maintenance.
• Suivi des réclamations.
• Gestion de la facturation RCU.
• Vérification et suivi des encaissements et paiements.
7. Gestion du cimetière
• Suivi administratif de la gestion du cimetière municipal : attribution des concessions, suivi des demandes d’inhumation etc…
• Coordination des interventions liées à l'entretien du cimetière.
8. Gestion du stationnement sur la commune
• Attribution des macarons de stationnement.
9. Régisseur suppléant
• Remplacement du régisseur principal en cas d'absence.
• Suivi des recettes et des dépenses liées à la régie.
10. Communication
• Externe : création et publication de contenus (photos, textes, vidéos) pour informer les administrés sur les événements, actualités et projets locaux (site Internet de la commune / Facebook / Instagram)
• Interne (mail/ WhatsApp/ asana)
11. Veille juridique générale
Compétences et qualités requises :
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissance des procédures administratives et de la gestion des ressources humaines dans la fonction publique territoriale.
• Connaissance des finances publiques souhaitée.
• Sens de l'organisation et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Capacités relationnelles, esprit d’équipe et sens de l’accueil.
• Discrétion et confidentialité dans le traitement des informations sensibles.
• Autonomie et capacité à gérer plusieurs missions simultanément.
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