Assistant de direction (h/f)

Le Centre Intercommunal d'Action Sociale du Canton de Moûtiers est un établissement public administratif intercommunal qui a pour rôle d'animer l'action sociale en faveur des personnes âgées et de la petite enfance, dans les communes adhérentes (Grand-Aigueblanche, Hautecour, La Léchère, Les Avanchers-Valmorel, Les Belleville, Moûtiers, Notre-Dame-du-Pré, Pomblière Saint-Marcel et Salins-Fontaine).

Sous la responsabilité directe du Directeur Général du CIAS, vous apportez une aide permanente en termes d'organisation, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

Accueillir, informer, orienter, accompagner :

* Assurer un accueil téléphonique de qualité

* Filtrer les appels et orienter les interlocuteurs en donnant les premiers éléments de réponse ou en s'assurant de relayer la demande à l'interlocuteur qui est en capacité de les fournir

Assister la Direction Générale du CIAS :

* Assurer le secrétariat de la Direction Générale du CIAS

* Assurer la logistique des réunions et préparer les dossiers correspondants

* Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux, diaporamas

* A partir d'informations orales ou écrites, rédiger des courriers simples

* Assurer la circulation des informations, des parapheurs, courriers, notes entre les différents services

* Élaborer et suivre les plannings congés de l'équipe de direction

* Contribuer au montage de tout dossier élaboré par la direction et suivre certains dossiers en autonomie

* Classer et archiver les dossiers de la direction

Suivre les projets et les activités de la Direction Générale du CIAS :

* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités

* Renseigner les tableaux de suivi et activités du service

* Remplir les différents tableaux statistiques des activités

* Participer à l'élaboration et à la mise en place de projets (semaine bleue, banquet des seniors, sorties...)

* Participer à la rédaction des différents rapports d'activité et dossiers d'autorisation

Préparer et suivre les Conseils d'Administration du SIERSS et du CIAS :

* Préparation de l'ordre du jour

* Participation à la rédaction des délibérations, décisions et notes de synthèse pour les Conseils d'Administration du SIERSS et du CIAS

* Mise en forme définitive et envoi des délibérations et note de synthèse

* Convocation, affichage, compte-rendu

* Transmission des délibérations au contrôle de légalité

Connaissances théoriques et pratiques :

* Connaissance de la réglementation concernant le code de l'action sociale et de la famille appréciée

* Notions sur le fonctionnement des assemblées délibérantes souhaitées

* Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

* BTS assistant(e) de direction apprécié

* Permis B indispensable

Savoirs faire :

* Maîtriser les techniques d'assistanat et de secrétariat (rédaction notes, courriers, comptes-rendus, classement)

* Être capable de gérer les priorités, respecter les délais et gérer les urgences

* Produire un travail rapide, fiable et de qualité

* Rédiger des courriers et des comptes rendus

* Savoir s'adapter à la diversité des tâches et des interlocuteurs

Savoirs être :

* Autonome, disponible, réactif et organisé

* Rigueur et fiabilité

* Savoir prendre des initiatives pour gérer les situations d'urgence et les imprévus

* Capacité d'adaptation

* Sens des relations humaines, diplomatie

* Discrétion et sens du devoir de réserve