Assistant de direction h/f

Placé sous la responsabilité de la responsable du Pôle Administratif et Financier de la DGST, l'assistant.e de direction (H/F) travaille en collaboration avec l'ensemble des assistantes de direction de la DGST (Espaces Publics, Bâtiments et Développement Durable) dans les domaines administratif et comptable. Ses missions seront mutualisées entre la DGST et le directeur de la Maîtrise d'ouvrage. L'assistant.e gère les mails (trier, lire, répondre en prenant le soin d'avoir les informations nécessaires), gère les agendas (prise de rendez-vous, réservation de salle), assiste aux différentes réunions (prise de note, saisie des comptes-rendus et diffusion). Suit et valide les congés des agents placés sous la responsabilité de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage. 1. gérer les mails (trier, lire, répondre en prenant le soin d'avoir les informations nécessaires pour le traitement de ces derniers),

2. tenir à jour les agendas (prise de rendez-vous, réservation de salle),

3. assister aux réunions (prise de note, saisie des comptes-rendus et diffusion),

4. travailler avec la responsable du Pôle Administratif et Financier de la DGST et en lien avec l'ensemble des assistantes des directions de la DGST (Espaces Publics, Bâtiments et Développement Durable) dans les domaines administratif et comptable,

5. suivre et valider les congés placés sous la responsabilité de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage,

6. faire la saisie de toute la correspondance de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage (courrier, arrêté, délibérations, mails),

7. enregistrer les parapheurs de l'ensemble de la DGST, assurer le suivi de ces derniers (circuit de validation et de signature),

8. enregistrer le courrier entrant, faire les courriers réponses, assurer le suivi des signatures et procéder au scan avant l'envoi de ces derniers,

9. travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des assistantes des directions de la DGST,

10. assurer l'accueil téléphonique de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage, travailler avec l'ensemble des assistantes des directions de la DGST (Espaces Publics, Bâtiments et Développement Durable),

11. procéder au classement, à l'archivage numérique de toute la correspondance et l'archivage en boîte d'archives de la DGST et du Directeur de la Direction Maîtrise d'Ouvrage,

12. être attentive aux différentes demandes qui peuvent émaner des autres services, des riverains, des élus, des différentes administrations (Préfecture, EPT Paris Terre d'Envol).

13. préparer les dossiers pour les réunions de la DGST et du Directeur Maîtrise d'Ouvrage (photocopies, mises en pages des documents administratifs et tableurs).

14. faire les ordres de service et les bons de commande si besoin.