Adjoint administratif - h/f

Description :

* Accueil, information et orientation des résidents et de leur famille
* Accueil, information et orientation des accueillis et de leur famille
* Permanence physique et téléphonique
* Gestion du courrier, classement
* Envoi des formulaires de demandes d'institutionnalisation lorsque les personnes ne sont pas hospitalisées (par service social si hospitalisé)
* Conception des dossiers externes EHPAD et AJA sur rendez-vous
* Saisie dans Cpage-i, dans TITAN et dans DOMATEL des mouvements des résidents et des accueillis (entrées, sorties, hospitalisations, décès, permissions.)
* Saisie des mouvements dans RESID-ESMS (suite au déploiement par la MSA de l'outil de suivi et contrôle de l'activité)
* Paramétrage dans Cpage-i des tarifs de facturation à chaque changement
* Facturation des frais d'hébergement et dépendance de l'EHPAD et de l'AJA
* Saisie de la facturation dans DOMATEL
* Envoi du détail des prestations aux accueillis chaque mois après la facturation
* Création dans Cpage-i des dossiers administratifs et mise à jour des tableaux de suivi sur Excel (renouvellement 100 %, APA, ASH, ALS, mutuelle, responsabilité civile, autorisations de sorties, droit à l'image, directives anticipées, personne de confiance, jugement tutelle ou curatelle ou habilitation familiale, caution, remise de téléphone, clés de chambre, badges, boites aux lettres, etc.)
* Constitution des demandes d'aides diverses (ALS, APA,.) et renouvellement
* Accueil des familles des défunts pour les formalités administratives (transmission du certificat de décès à la mairie et clôture du dossier avec service financier) + commande des fleurs auprès des services économiques puis du fournisseur
* Tenue d'un tableau de suivi pour encaissement des frais divers (téléphone, repas accompagnant) transmis à la responsable du service Caisse du Centre Hospitalier pour émission d'un titre de recettes
* Aide à la complétude de demandes administratives (déclarations des impôts sur les revenus, aides diverses)
* Déclaration annuelle des ressources CAF avec attestation de loyer pour tous les résidents bénéficiaires de l'ALS
* Participation à la commission d'admission, mise à jour des différents tableaux de suivi et information aux familles
* Gestion des RDV de visites de pré-admission Ehpad et AJA en fonction des agendas et préparation des dossiers
* Accueil des résidents ou des accueillis et leur famille le jour de l'entrée pour la signature du contrat de séjour et des documents divers
* Participation aux réunions avec la Trésorerie de Provins puis relances envoyées aux tuteurs/notaires/familles si besoin, rédaction du compte-rendu
* Suivi des restes à recouvrer du budget E en collaboration avec la Trésorerie
* Réponse aux enquêtes en collaboration avec l'Adjointe de Direction/Finances/Contrôle de gestion
* Gestion des archives administratives en lien avec la Direction des Archives Départementales
* Saisie des DMP et Santélien après obtention du consentement du résident
* Saisie d'une transmission dans TITAN pour toute sortie d'un résident à l'extérieur de l'établissement et réponse par mail aux familles
* Numérisation de tous les documents relatifs aux résidents et aux accueillis puis intégration dans leur dossier administratif et dans TITAN
* Attribution des identifiants et mots de passe WIFI résidents, avec tableau de suivi
* Distribution cigarettes et boissons d'un résident et suivi mensuel du réapprovisionnement pour sa tutelle
* Autres tâches de secrétariat



Profil recherché :


Connaissances indispensables:
* informatique: word, excel
* bonnes notions de secrétariat

Connaissances souhaitables:
* Cpage v2
* Cpage i
* TITAN
Profil Requis :
* Sens de l'accueil
* Sens relationnel
* Discrétion
* Aptitude au contact avec les personnes âgées
* Sens de l'organisation