Assistant administratif et financier multi-projets (h / f)

Description de la mission

Placé sous la responsabilité des chefs de projet et des responsables du pôle Attractivité des territoires, culture, patrimoine et sport (ATCP), l’assistant administratif et financier viendra en appui du pôle sur tous les aspects financiers, contractuels, comptables et administratifs des projets. Il / elle travaillera quotidiennement avec tous les acteurs impliqués dans les projets, que ce soit au siège ou sur le terrain. Il / elle collaborera avec les départements support d’Expertise France (en particulier le Département des Affaires Financières –DAF- et le Département des Affaires Juridiques –DAJ-), les chefs de Projet ainsi que les chargés de projets.


Il / elle aura entre autres missions :


Gestion administrative :

* Gestion des tâches administratives et mise en forme des documents de travail ;
* Mise à jour des tableaux de bord / suivi existants ;
* Réception des rendez-vous et accueils ;
* Gestion des courriers ;
* Mise en signature des documents ;
* Indexation, classement et archivage de documents ;


Gestion financière :

* Assurer le suivi des dépenses et des factures (inscription au journal des dépenses, suivi financier etc.);
* Appuyer les responsables administratif et financier des projets concernés sur le volet gestion des subventions ;
* Récupération des pièces comptables justificatives et préparation à la mise en paiement ;
* Appui lors des audits ;


Gestion logistique :

* Organisation et gestion en direct des déplacements ;
* Réservation des billets d’avion / train, transport local ;
* Réservation des salles de réunion, hôtels, transferts aéroport-hôtel dans un contexte international ;
* Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements ;
* Assure ou appuie l’organisation d’événements spécifiques (missions, séminaire et réunions) ;
* Relation prestataire : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation ;
* Suivi budgétaire de l’organisation des missions ;

Agence publique, Expertise France est un acteur clé de la coopération technique internationale. Elle conçoit et met en œuvre des projets qui renforcent durablement les politiques publiques dans les pays en développement et émergents. Elle intervient sur des domaines clés du développement durable et contribue aux côtés de ses partenaires à la concrétisation de l’Agenda 2030.

Pour cela, Expertise France travaille en lien étroit avec les institutions publiques françaises mais aussi avec l'Union européenne pour répondre à la demande de pays partenaires qui souhaitent renforcer la qualité de leurs politiques publiques pour relever ces défis.


Profil recherché


Compétences et qualifications :

* Formation supérieure Bac+2 / 3 en comptabilité, gestion administrative et financière ;
* Très bonne maîtrise des outils bureautique (Excel et Word principalement) ;
* Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des voyages ;
* Réactivité face aux urgences ;
* Bonne gestion des priorités ;
* Aisance relationnelle et rédactionnelle ;
* Maîtrise du français et de l’anglais oral et écrit indispensable ;
* Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ;
* Capacité à travailler en équipe ;
* Rigueur ;
* Expérience souhaitée d’au moins trois ans sur un poste similaire.
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