Assistant de direction/assistante de direction

ENTREPRISE


Rejoindre ABIS, c’est intégrer une équipe d’experts engagés dans la création de lieux de travail sereins, alliant qualité, innovation et respect des contraintes budgétaires


Notre client ABIS, est un expert en aménagement et décoration de bureaux professionnels.


Depuis plus de 20 ans, ABIS accompagne les entreprises dans la conception et la réalisation d’espaces de travail adaptés à leurs besoins. Spécialisés dans l’aménagement, le réaménagement et la décoration de bureaux, cette entreprise intervient pour des projets de toutes tailles, qu’il s’agisse de transformer une seule pièce ou de rénover des locaux accueillant des centaines de collaborateurs.


La mission d’ABIS est d’offrir à chaque entreprise des espaces à son image, fonctionnels et inspirants pour ses collaborateurs. Certifiés QUALIBAT, ABIS garantie un accompagnement sur-mesure, de la définition des besoins jusqu’à la livraison finale, en tenant compte des tendances actuelles et des enjeux comme le télétravail ou les évolutions des espaces (open-space, flex-office, coworking).


Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction (H/F) basé(e) à Gennevilliers (92).


POSTE


Rattaché(e) au gérant fondateur de l’entreprise, votre mission principale de l’accompagner dans toutes les tâches de gestion comptable et administrative liées au métier de l’entreprise avec une notion de polyvalence forte.


Plus précisément, vous aurez à réaliser les tâches suivantes :


Administratif :

* Gestion de l’accueil (téléphonique, physique, courrier).
* Suivi des factures, notes de frais et commandes diverses.
* Assistance à la finalisation et mise en page de documents.
* Organisation d’événements ou manifestations ponctuels pour la direction.
* Mise à jour des plateformes dédiées aux documents légaux de l’entreprise.


Comptable :

* Saisie comptable et gestion des factures fournisseurs/sous-traitants.
* Suivi des factures et paiements clients (facturation, comptabilité, trésorerie).
* Préparation des déclarations de TVA et des situations comptables en lien avec l’expert-comptable.
* Gestion documentaire et archivage.


Ressources Humaines :

* Rédaction de contrats et déclaration aux organismes de rattachement.
* Préparation des éléments de paie et suivi des congés.
* Rédaction de courriers et gestion des litiges.


Services généraux :

* Gestion des fournisseurs et prestataires (informatique, ménage, téléphonie, etc.).
* Suivi du parc automobile et commandes (tickets restaurant, chèques cadeaux).
* Organisation logistique d’événements et commandes de fournitures diverses.


Chantier (en binôme avec l’assistante chantier) :

* Saisie des commandes, gestion du planning d’intervention et calcul de marge.
* Préparation des dossiers administratifs liés aux chantiers (AO/PPSPS/DOE).
* Interface avec les fournisseurs et sous-traitants.
* Gestion des contrats et dossiers sous-traitants.



PROFIL

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction expérimenté(e) justifiant de plus de 5 années d’expérience réussie dans des fonctions similaires et obligatoirement sur la partie comptable qui nécessite un minimum d’expertise.


Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et informatiques, notamment le Pack Office, et êtes capable d’assurer une utilisation fluide et efficace des outils nécessaires à vos missions.


Doté(e) d’une excellente élocution et d’une grande aisance rédactionnelle, vous savez communiquer clairement et produire des documents de qualité. Votre autonomie et votre disponibilité vous permettent de gérer les priorités avec rigueur et efficacité.


Discret(e) et attaché(e) à la confidentialité, vous êtes en mesure de garantir la protection des informations sensibles et des documents qui vous sont confiés. Votre professionnalisme et votre sens de l’organisation feront de vous un pilier essentiel dans le bon fonctionnement de notre entreprise.