Assistant administratif (h/f)

Entreprise

Atmosphères, une entitée du groupe Marvesting, est une agence spécialisée dans le domaine du marketing et de la communication.

Notre objectif est d'aider les entreprises à développer leur présence en ligne, à promouvoir leurs produits ou services, et à atteindre leurs objectifs commerciaux. Nous offrons une gamme de services tels que la stratégie marketing, la création de contenu, la gestion des médias sociaux, le référencement, la publicité en ligne, et bien plus encore.

Missions

Missions principales

Gestion des commandes (PO) :
- Accompagner le client dans la création et le suivi des bons de commande (PO).
- Vérifier la conformité des informations des commandes (quantité, prix, dates de livraison).
- S'assurer que les bons de commande sont bien transmis aux équipes concernées (logistique, comptabilité, etc.).
- Assurer le suivi des PO en cours, notamment les dates de livraison et les éventuels retards.
- Communiquer avec les fournisseurs et/ou les clients pour toute information relative aux PO (modifications, annulations, urgences).
- Mettre à jour les bases de données et les systèmes internes (ERP, CRM) pour garantir la précision des informations relatives aux PO

Gestion des tâches administratives diverses :
- Préparer et suivre les documents administratifs (factures, devis, contrats, etc.).
- Assurer la gestion du courrier entrant et sortant.
- Organiser et maintenir l'archivage des documents (physiques et numériques).
- Répondre aux demandes téléphoniques et par mail, orienter les interlocuteurs vers les services appropriés.
- Planifier et organiser des réunions internes ou avec les clients, ainsi que la logistique associée (réservation de salles, préparation des documents, etc.).
- Assurer la gestion des fournitures de bureau et du matériel administratif.

Suivi administratif des projets clients :
- Assurer la coordination des différentes étapes administratives liées aux projets clients.
- Suivre les échéances et assurer la bonne transmission des informations entre les équipes internes et les clients.

Amélioration continue des processus administratifs :
- Proposer des améliorations pour simplifier et optimiser les processus administratifs.
- Participer à des projets transverses visant à améliorer l’efficacité et la réactivité des équipes administratives.

Profil / Conditions

Profil:
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
- Maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office.).
- Capacité à travailler de manière autonome et à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Anglais indispensable (niveau B2 / C1 minimum)
- Experience significative de 3 ans minimum sur un poste similaire

Contrat & Avantage :

Contrat : CDD 5 mois renouvellable

Salaire Brute : 2400 € (Fixe) + 100€ (Variable)