Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service ou de la collectivité. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service.
Autres appellations :
Secrétaire
Employé ou employée administratif
Agent de gestion administrative
Contexte d'exercice
Types d’employeurs et services d’affectation :
Région, département, structure intercommunale, commune
Peut être exercé dans les établissements publics ou auprès de structures de droit privé ayant des missions de service public
Rattaché à un bureau au sein d'un service (sport, culture, social, etc.) de la collectivité
Activités
techniques, spécifiques au métier :
Traitement des dossiers et saisie de documents
Accueil physique et téléphonique du public
Gestion de l'information, classement et archivage de documents
Planification et suivi
transverses :
Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité au travail
Compétences ou connaissances souhaitées :
Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
Communication orale et écrite
Progiciels de gestion
Procédures du service
Logiciels de bureautique
Vocabulaire professionnel du service
Procédures administratives
Techniques de recherche documentaire
Conditions d'exercice :
Travail en bureau
Horaires fixes imposés, liés à l'accueil du public ; travail éventuellement le samedi par roulement
Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Disponibilité vis-à-vis du ou des cadres
Spécialisations :
En fonction du secteur d'activité du service d'affectation
Relations fonctionnelles :
Relations fréquentes avec le public
Travail en équipe au sein du service
Relations avec l'ensemble des services
Relations fréquentes avec les autres agents de gestion administrative et/ou les cadres du service
Facteurs d'évolution du métier :
Évolutions relatives aux politiques publiques, au cadre institutionnel et réglementaire
Évolutions réglementaires (marchés publics, règles comptables, statuts, etc.)
Évolutions socio-économiques
Évolution de la demande sociale : diversification des publics, évolution des attentes des populations, demande de réactivité et de transparence des services publics
Évolutions techniques et technologiques
Prise en compte des mutations numériques (nouveaux services numériques de e-administration, dématérialisation, open data et RGPD)
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