Assistant de la direction (h/f)

Rejoignez l'Ifremer pour un océan mieux compris, mieux protégé qui demeure un allié du bien-vivre sur la planète
Des abysses à la surface, de la côte au large, l'Ifremer est l'institut de recherche français entièrement dédié à l'Océan. Ses équipes mènent des recherches, innovent et produisent des expertises pour protéger l'océan, exploiter ses ressources de manière responsable et partager les données marines.
L'Ifremer apporte son expertise scientifique pour éclairer les politiques publiques et élabore des solutions puisées dans l'océan pour répondre aux enjeux de la transition écologique. Opérateur de la Flotte océanographique française avec sa filiale d'armement Genavir, l'Ifremer imagine, conçoit et déploie des moyens technologiques de pointe pour percer les mystères de l'océan.
Rejoignez nos équipes, composées de 1500 scientifiques et métiers supports à la recherche, et présentes sur tout le littoral métropolitain et en Outre-mer.
www.ifremer.fr
Date de clôture de réception de candidatures : 13/04/2025


Qui sommes-nous ?

Depuis 2018, l'Ifremer est également l'opérateur unique de l'Infrastructure de Recherche* « Flotte Océanographique Française » (IR* FOF) qui a pour mission de d'opérer des moyens à la mer permettant la réalisation d'opérations scientifiques sur l'océan mondial au bénéfice de l'ensemble des organismes de recherche nationaux.
Au sein de l'Ifremer, la Direction de la Flotte Océanographique Française (DFO) a pour mission le déploiement de la Flotte.
Nous définissons et mettons en œuvre la programmation de la Flotte océanographique française au service des diverses communautés utilisatrices et avons en charge le développement des moyens navals ainsi que leur optimisation. Nous assurons le pilotage des contrats avec les structures en charge de l'armement de l'ensemble des navires de la Flotte et coordonnons le développement d'accords internationaux relevant des Flottes océanographiques. Nous exerçons nos activités au bénéfice de l'ensemble des communautés d'utilisateurs scientifiques françaises.


Quelle sera votre mission ?

Vos missions en tant qu'assistant(e) de la direction sont principalement de deux natures :
Secrétariat du directeur, de la directrice adjointe et de l'adjoint au directeur en charge de la prospective et du plan de transformation.
A ce titre, vous gérez leurs agendas et missions, anticipez les échéances dans la préparation de dossiers ou l'organisation de réunions internes (Comex DFO toutes les quinzaines, Comités directeur DFO (4 par an)). Vous organisez les réunions de groupes de travail dépendant de la direction, assurez la mise à jour et le suivi des relevés de décisions. Vous assurez la gestion d'événements, et avez des interventions récurrentes pour le renouvellement du Conseil Scientifique de la Flotte, des Commissions Nationales Flottes Hauturière et Côtière, des Comités Locaux d'Evaluation.

Missions dans le cadre de la gouvernance de l'IR* Flotte.
Vous assurez le secrétariat du Comité directeur de la Flotte (4 par an), et le secrétariat du Conseil scientifique international de la Flotte (2 sessions plénières par an). Vous planifiez et organisez les réunions, préparez et diffusez les documents de séance en direct et en ligne, publiez les relevés de décision.
Vous assurez le Secrétariat de la Commission Nationale Flotte Hauturière qui implique 42 membres titulaires et suppléants. Ce poste comporte de nombreux échanges (mails, courriers, visio-conférences) avec la Présidente de la CNFH, son bureau, les membres et experts, ainsi que la communauté scientifique française qui dépose des dossiers pour évaluation. En particulier : organisation et préparation des 2 sessions plénières de 3 jours (une en présentiel, une en distanciel), participation aux réunions de bureau (4 à 5 par an) et aux deux sessions plénières, gestion des missions de la trentaine de participants à chaque session plénière, mobilisation d'experts évaluateurs (environ 250), affectation et transmission des documents à évaluer aux experts, réception des évaluations, mise à disposition des documents de séance sur le cloud, mise à jour du contenu sur le site Flotte, gestion des comptes extranet (500 comptes)
Vous gérez le déploiement du Fonds mutualisé d'accompagnement financier des campagnes (FMAC) (une fois par an) : envoi du formulaire aux chefs de mission des campagnes éligibles, réception des dossiers (environ 25), suivi, préparation du tableau pour le comité d'arbitrage, organisation des réunions du comité d'arbitrage, envoi des lettres officielles aux porteurs de projet des subventions accordées, suivi des conventions entre les organismes financeurs du FMAC


Quelles seront vos activités ?

Le secrétariat du directeur et des deux autres membres de la direction représente de l'ordre de 40 % de votre temps.
Les missions vous impliquant dans la gouvernance de la Flotte représentent de l'ordre de 60 % de votre temps. Elles se répartissent sur l'année sans trop de recouvrement, ce qui vous permet de les gérer à une seule personne, mais nécessite une très bonne organisation et un sens aigu de la relation. Le secrétariat de la CNFH est la mission la plus chronophage avec plus de 200 experts à gérer.

Comment se déroulera votre activité ?

- Temps plein ou à minima 32h semaine.
Qui êtes-vous ?
De formation Bac+2/3, vous avez une expérience réussie dans la gestion d'un secrétariat de direction. Vous avez assumé cette fonction dans une entreprise privée ou dans un établissement de la sphère publique. Une connaissance et une relative fluidité dans la pratique de l'anglais est souhaitée.


Vous avez les compétences, connaissances et expériences suivantes :

- Expérience de la gestion d'un secrétariat de direction,
- Maitrise des outils de rédaction, planification,
- Compétences minimales de mise en ligne de documents sur sites web.

Vous avez les qualités suivantes :

- Qualité d'écoute et sens du dialogue,
- Esprit d'initiative : analyser, évaluer et proposer,
- Communiquer avec aisance,
- Sens de l'organisation et de l'intérêt général,
- Sens des responsabilités,
- Sens du travail en équipe.
Quels sont nos avantages ?

- Nous avons un accord de télétravail (à partir de 6 mois d'ancienneté) et nos collaborateurs bénéficient de 12 RTT et congés supra légaux.
- Nous consacrons un budget conséquent au développement des compétences, par des actions individuelles ou collectives.
- Nous sommes engagés dans une politique RSE inspirée des raisons d'être de l'institut (forfait mobilité durable…)

Quelles sont les prochaines étapes ?

- Échange pour une préqualification.
- Entretien, lors d'une commission de recrutement, avec plusieurs interlocuteurs : responsable, RH et client interne.
- Validation du dossier par le directeur