Agent administratif polyvalent (h/f)

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps non complet, 16h00 hebdomadaire Télétravail Non Management Non Rémunération indicative selon grille indiciaire + RIFSEEP Descriptif de l'emploi Agent administratif polyvalent / agent d’accueil Missions / conditions d'exercice 1 – Accueillir, renseigner la population et instruire les demandes sur les domaines de :
-L’urbanisme : recevoir et suivre les dossiers d’urbanisme en lien avec le service ADS de la CDCBA ;
-L’état-civil : préparer les actes d’état-civil et tenue des registres ;
-Les élections : organisation matérielle des élections et résultats et tenue des listes électorales. Application REU ;
-L’aide sociale.
2 – Secrétariat divers :
-En lien avec le Maire : établir les courriers divers aux organismes, administrés, arrêtés du maire, etc…
-Gestion et suivi du cimetière : mise à jour permanente du fichier du cimetière ;
-Communication : suivi des e-mails de la collectivité, gestion, animation du site internet, veiller à l’affichage ;
-Gestion du planning de réservation des salles ;
-Archivage ;
-Recensement militaire ;
-Débits de boisson ;
L’agent est polyvalent, il assure, par exemple, le remplacement du secrétaire général en son absence, notamment sur les missions urgentes qui ne peuvent attendre son retour.
Dans le cadre de ses missions l’agent peut être amené à effectuer ponctuellement des tâches qui ne sont pas listées dans la présente fiche.
Polyvalence du poste afin d’assurer la continuité du Service Public. Profils recherchés -SAVOIRS :
oConnaissance générale sur le fonctionnement des collectivités ;
oConnaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
oConnaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d’état civil et d’urbanisme ;
oConnaître les règles juridiques d’élaboration des actes administratifs ;
oConnaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

-SAVOIR FAIRE :
oAccueil – standard – information et communication : accueillir le public avec amabilité, renseigner en s’exprimant clairement, reformuler les demandes ;
oRecevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques, identifier et gérer la demande et son degré d’urgence ;
oRespecter les délais réglementaires ;
oSavoir gérer la polyvalence et les priorités ;
oVérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
oElaborer et animer un dispositif d’accueil de la population ;
oContrôler et évaluer les actions des services ;
oMaîtrise des outils informatiques, de logiciels métiers (état-civil, élections, cimetière), internet ;
oMettre à jour ses connaissances, rechercher les informations ;
oGérer les situations de stress ;
oQualités rédactionnelles et de synthèse.

-SAVOIR ETRE :
oSavoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension ;
oAvoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
oBénéficier d’excellentes qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe ;
oAdaptabilité lors des amplitudes de travail non régulières (élections, recensement de la population ou divers manifestations) ;
oPolyvalence du poste afin d’assurer la continuité du Service Public.

•Indicateurs d’appréciation des résultats :
Qualité de l’accueil
Qualité des renseignements
Respect des procédures
Qualité d’ambiance du travail
Réactivité dans la gestion et le traitement des dossiers