Assistant/e administratif/ve
nombre d'heures hebdomadaires de travail : 20 h du Lundi au vendredi
Caractéristiques du poste
Partie Gestion des employés
- Processus de recrutement (gestion et suivi des offres d'emploi, PMSMP, contrat, DPAE, Visite médicale)
- Remise de documents à l'embauche (Livret d'accueil, règlement intérieur, Mutuelle)
- Création d'un classeur par salarié + dossier informatique
- Gestion des congés, arrêts maladie, absences
- Mise à disposition des EPI et divers (dotation et suivi des EPI, suivi prêt véhicule, suivi de la remise de clés)
- Suivi du stock des produits et matériels et approvisionnement des agents de service)
- Gestion des bons d'essence mensuels et à la demande
- Etablissement et suivi des heures mensuelles réalisées en ESPACES VERTS
- Classement des bulletins de salaires
- Suivi des visites médicales
- Gestion des formations
- Suivi des sorties salariés
Partie Gestion administrative et commerciale
- Tenu du standard téléphonique et portable
- Gestion des mails
- Suivi des demandes de devis et réalisation
- Gestion des devis validés
- Suivi des demandes d'interventions
- Réalisation et suivi des feuilles d'interventions
- Facturation retour interventions
- Réalisation et suivi des feuilles de route annuelles
- Etablissement et suivi des feuilles mensuelles en ESPACES VERTS (Liste des taches réalisés, liste des chauffeurs, feuille d'heures Espaces Verts)
- Etablissement des affiches mensuelles en NETTOYAGE et à la demande en ESPACES VERTS
- Gestion du dossier client + fiche technique (mise à jour ou création suite retour devis signé)
- Suivi des plannings garages / parkings / vitres / bidons d'eau
- Suivi des plannings mensuels en NETTOYAGE
- Suivi des sortie et entrées de clés, télécommandes, badges
- Commande des fournitures administratives
- connaître et maîtriser l'informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet
- logiciel Cegid
- maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale
- savoir classer des documents
- savoir communiquer rapidement et efficacement
Experience: 2 An(s) - word et excel maitrisés
Compétences: Gestion administrative du courrier,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données
Qualification: Employé non qualifié
Secteur d'activité: Nettoyage courant des bâtiments
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
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