Assistant de direction - urbanisme

A seulement 1h20 de Paris et au cœur d'un espace de coopération regroupant des partenaires européens historiques (France, Allemagne, Luxembourg, Belgique), la Ville de Metz bénéficie d'une situation géographique offrant un rayonnement exceptionnel dont témoignent les nombreuses marques de reconnaissance obtenues en termes de qualité de vie et compétitivité. Capitale de l’écologie urbaine et ville jardin, cité créative UNESCO, territoire de 3 000 ans d’histoire, la Ville de Metz est également tournée vers l’innovation numérique et bénéficie de nombreuses formations d’excellence (innovation, recherche photonique). Elle est aussi un lieu de nombreux rendez-vous culturels et sportifs avec Constellations de Metz, Metz Handball, FC Metz, Moselle Open, le Centre-Pompidou-Metz...

Au sein de la Direction Générale Adjointe Urbanisme & Territoire mutualisée (Ville de Metz et Eurométropole de Metz), la Direction de l’Urbanisme met en œuvre les politiques de développement urbain et de gestion du droit des sols portées par la Ville de Metz. La conduite de l'ensemble des projets menés par la Direction de l’Urbanisme mobilise des compétences très larges et nécessite une étroite collaboration avec de nombreux acteurs internes et partenaires institutionnels.

Sous l'autorité du Directeur de l’Urbanisme, votre rôle consiste à :

• Organiser et coordonner la gestion administrative courante de la direction

• Assurer l'établissement, la gestion et le suivi de documents et de dossiers spécifiques

• Veiller au bon fonctionnement matériel et logistique

Organiser et coordonner la gestion administrative courante de la direction

• Réaliser l’accueil téléphonique et physique

• Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant

• Prendre en charge les courriers dont la Direction est attributaire dans le logiciel interne de gestion des courriers électroniques de la collectivité et en assurer le suivi (traitement, attribution, réponses) et assister les agents en cas de dysfonctionnement

• Organiser le classement et l’archivage des dossiers de manière pertinente

• Gérer la boîte mail générique de la Direction (transférer les demandes aux agents en charge des dossiers le cas échéant…)

• Établir et mettre à jour les tableaux de bords et proposer des outils de pilotage et de suivi

• Garantir le suivi des dossiers d’urbanisme soumis au Conseil Municipal et diverses commissions ; tenir informés les interlocuteurs de la Direction concernée

• Procéder aux démarches nécessaires à l’accueil de nouveaux arrivants et signaler tout départ d’agent aux différents services concernés (RH, DSI, Parc Auto, Accès bâtiment, dotation E.P.I…)

Assurer l'établissement, la gestion et le suivi de documents et de dossiers spécifiques

• Rédiger, mettre en forme et corriger des documents et/ou courriers

• Synthétiser des notes et élaborer des comptes-rendus de réunion

• Réceptionner, trier et transmettre les courriers et divers documents au sein de la Direction

• Établir des ordres de mission, des états de frais de déplacements

• Organiser la logistique liée à un évènement, une réunion, un déplacement (préparer les équipements, organiser la restauration, procéder aux diverses réservations, ...) ; diffuser les documents préalables et les informations utiles en amont d'une réunion

• Planifier l'agenda du Directeur : mettre à jour un planning et prendre des rendez-vous en fonction des priorités et des échéances ; rappeler les informations importantes et transmettre les messages

Veiller au bon fonctionnement matériel et logistique

• Gérer le matériel et les stocks de consommables de la Direction

• Recenser les besoins auprès des équipes

• Engager les commandes nécessaires

• Formation spécialisée en gestion administrative, secrétariat

• Une expérience professionnelle significative dans le domaine administratif en collectivité constitue un atout

• Connaissance avérée du fonctionnement des collectivités territoriales, des compétences communales et métropolitaines, ainsi que des usages et procédures administratives

• Parfaite maîtrise de l’outil informatique : logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook, Internet) et SIG

• Parfaite maîtrise des règles de syntaxe, de grammaire et d'orthographe

• Lecture rapide et efficace de documents

• Discrétion, confidentialité et diplomatie

• Organisation, rigueur et disponibilité

• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement

• Autonomie, polyvalence et adaptabilité face aux évolutions technologiques