Assistant(e) administratif(e) - h/f

Description :

ASSISTANCE A LA GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE
* Réaliser l'accueil téléphonique de l'entreprise et la redirection des appels vers les bons interlocuteurs
* Accueillir les visiteurs
* Réceptionner les courriers/colis de l'entreprise et les transmet aux collaborateurs concernés
* Gèrer et suivre les courriers administratifs/documents adressés à l'entreprise
* Déposer au bureau de poste les courriers à envoyer
* Assister les conducteur(rice)s de travaux, le(a) Responsable QSE et le PDG avec les demandes d'achats
* Réaliser les démarches administratives auprès des fournisseurs (ouverture de compte, suivi de la facturation, etc.)
* Réunir et suivre la documentation administrative relative aux fournisseurs et sous-traitants
* Passer et assurer le suivi des commandes/contrats aux fournisseurs, prestataires
* Traiter les bons de livraison et les factures des fournisseurs, prestataires
* Gérer et suivre la flotte de véhicule et d'engins de l'entreprise (enregistrement, documentation, assurance, réparations, sinistres, etc.)
* Assurer le suivi des contraventions reçues
* Mettre à disposition du personnel les trames vierges de documents, les documents d'information, convocations aux formations, etc.
ASSISTANCE A LA GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
* Participer à l'accueil des nouveaux salariés et apprentis/stagiaires et à la tenue du dossier du personnel (alimente le dossier RH, fournit et créé les documents nécessaires, etc.);
* Réceptionner vérifier les notes de frais.
AUTRES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS
* Participer à l'atteinte des objectifs qualité, sécurité, santé et environnement de l'entreprise ;
* Appliquer et faire appliquer les dispositions du système de management QSSE de l'entreprise ;
* Consulter le(a) Responsable QSE, pour en cas de besoin d'introduction de tout nouveau formulaire/modèle de document, mode opératoire ou procédure dans le système.



Profil recherché :


Dans le cadre de votre fonctions d'assistant(e) administratif(ve) vous êtes sous la responsabilité de l'Assistant(e) de direction. Vous êtes en interface avec l'ensemble des salariés de l'entreprise.
SAVOIR FAIRE: Utilisation des modes de communication (téléphonie, messagerie, agenda électronique.). Analyse et gestion des demandes d'information. Maîtrise des logiciels bureautiques. Capacités rédactionnelles français/portugais.
SAVOIR ÊTRE: Rigueur, organisation. Capacité d'adaptation pour savoir faire face à des situations et des publics variés. Sens du contact et de la communication. Proactivité, discrétion et sens de la confidentialité.
QUALIFICATION: Diplôme de niveau BAC ou formation/expérience professionnelle équivalente (expérience de 3 ans dans l'administration d'entreprise)

La maitrise des logiciels de bureautique est nécessaire.
Maîtrise du portugais. (oral/écrit)