Missions
Placé sous la responsabilité de la Directrice de la Communication, vous êtes chargé du secrétariat de la Direction. A ce titre, vos missions sont les suivantes :
1. assurer le traitement du courrier, l'accueil téléphonique et physique, la dactylographie, la gestion de l'agenda, la circulation de l'information et de la logistique pour la Direction ;
2. assurer la logistique de la distribution de différentes documentations, des objets publicitaires et matériels, structures ... ;
3. participer à certains événementiels organisés par la Direction ;
4. gérer certains dossiers tels la carte de vœux, les jeux organisés (Moselle Infos, E-mag), la relecture de documents avant validation ou impression et le suivi des impressions, l'accueil de stagiaires écoles ...
Enfin, vous aidez, accompagnez et facilitez l’ensemble des actions de communication au sein du service Direction de la Communication de la collectivité Département de la Moselle.
Activités principales
1/ Assurer l’accueil physique et téléphonique :
5. Assurer le filtrage téléphonique du poste de la Directrice,
6. Assurer la prise des appels téléphoniques des agents en cas d'absence du bureau,
2/ Assurer le secrétariat de la Direction et optimiser la vie quotidienne du service :
7. Gérer l’agenda de la Direction, gérer les inscriptions / participations à diverses réunions,
8. Assurer la circulation des informations pour la Direction,
9. Traiter le courrier, les correspondances (réception en entrée, tri, enregistrement, diffusion et suivi en départ),
10. Rédiger des compte rendus, des synthèses, mettre en forme des documents dans le respect de l’identité visuelle,
11. Exécuter divers travaux de secrétariat,
12. Gérer les fournitures, assurer le premier niveau de maintenance des matériels informatiques et bureautiques et d’assistance technique aux personnels du service,
13. Assurer la gestion des ressources : réservation de salle, de véhicule,
14. Tenir à jour des listing divers (fichiers des Elus, Collèges de la Moselle, Mairies de la Moselle...)
15. Traiter les dossiers de demandes de départ en formation, missions, frais, suivi des dossiers de la Directrice et des agents et les demandes de stages au sein de la Direction (en lien avec la DRHLS),
16. Assurer l’accueil de stagiaires écoles, vacataires et formation (accueil, accès informatiques, matériel, badge...).
3/ Participer aux actions de communication (en relais/renfort des équipes dédiées) :
17. Aider à la relecture de divers documents de communication (brochures, flyers, affiches...) avant validation par la Directrice de la Communication,
18. Assurer le suivi de certaines impressions et gestion/répartition,
19. Gérer diverses documentations (magasine Moselle Infos, autres magazines, affiches...) : répartition, stockage, diffusion/répartitions/envoi
4/ Assurer la gestion de certains dossiers :
20. Jeu Moselle Infos : réception, dépouillement des bulletins, tirage au sort, établissement de la liste des gagnants, rédaction des courriers, envoi des lots..., traitement des question/réclamations sur le magazine,
21. Jeu E-mag, jeu/quizz...
22. "Cartes de voeux" (président pour Élus et Directions du Département) : échanges avec les Élus et les Directions concernant les besoins, gestion et suivi des commandes auprès de l'imprimeur choisi et le fournisseur d'enveloppes, préparation des "paquetages" et transmission aux Elus...
5/ Autres :
23. Participer à certains événementiels organisés par la Direction,
24. Assurer la gestion des gadgets et matériel divers : suivi des commandes, livraisons/réceptions, stockage, préparation des demandes de lots et délivrance aux associations/clubs/organismes, Élus, Directions, partenaires, salons événementiels... Inventaire/état des stocks,
25. Préparation de "paquetages" pour les visites des collèges de la Moselle ou visites d'organismes divers (associations, clubs, maisons de retraite, conseils municipaux...
Compétences requises
26. Maîtriser les techniques d’accueil et de secrétariat,
27. Maîtriser les logiciels standards sous environnement Windows, de l’Internet et des supports numériques,
28. Posséder des qualités relationnelles, une bonne élocution et une aisance à l’oral et à l’écrit,
29. Posséder une bonne connaissance des domaines de compétences du Département.
30. Posséder une présentation soignée,
31. Avoir le sens du contact et des relations humaines,
32. Savoir respecter des règles de bienséance,
33. Rigueur, précision, sens de l’organisation, disponibilité, écoute, adaptabilité, culture de services,
34. Capacité à s'adapter aux situations,
35. Être réactif dans la recherche de solutions adaptées et pro activité dans l'anticipation des scénarii et la prévision d'alternatives,
36. Avoir le sens de l’initiative et être force de proposition,
37. Être diplomate et discret et savoir respecter le devoir de réserve,
38. Posséder une aptitude à travailler en équipe dans des délais contraints et à coordonner des dossiers transversaux, dans un environnement exigeant
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