Pref 73-assistant de direction du corps préfectoral (h/f)

Vos activités principales :

Le pôle secrétariat, intégré au bureau du cabinet, assure conjointement le secrétariat de l'ensemble des membres du corps préfectoral de la préfecture (Préfet, Secrétaire Général, Directeur de cabinet et, sous réserve, stagiaire INSP).

Les tâches sont partagées entre les agents via la fonction de coordination du/de la chef(fe) de pôle et sous l'autorité du chef de bureau du cabinet.

Les trois secrétaires assurent conjointement pour les membres du corps préfectoral :

• l'accueil physique et téléphonique,

• l'assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies…),

• la gestion des agendas et la diffusion des agendas aux services (notamment l'agenda du Préfet),

• la gestion des déplacements (réservations trains et hôtels),

• le filtrage des interlocuteurs,

• la planification des tableaux de permanences (corps préfectoral, chauffeurs, week-end),

• la commande des fournitures,

• la planification, l'organisation et le suivi de réunions occasionnelles et régulières,

• la constitution de dossiers pour le corps préfectoral avec demande de notes aux services,

• la constitution et le suivi de dossiers réservés (évaluations, validation des congés),

• le suivi du courrier du corps préfectoral et des parapheurs (courrier personnel, circulation et enregistrement du courrier réservé au sein du corps préfectoral),

• un appui transversal aux missions du cabinet (notamment en situation de crise, élections, préparation des visites ministérielles).

Votre environnement professionnel :

Activités du service :

Le bureau du cabinet gère les affaires réservées du préfet, organise les déplacements des hautes autorités et personnalités, organise les cérémonies officielles et les réceptions, traite les interventions, les médailles et distinctions honorifiques, et assure le suivi de l’actualité politique des grands élus du département.

Les moyens du corps préfectoral (secrétariat, garage et intendance des résidences) lui sont rattachés.

Le bureau du cabinet a également la charge de la lutte contre la radicalisation et le séparatisme, ainsi que la coordination de la sécurité de la préfecture.

Composition et effectifs du service :
- un chef de bureau (A) et une adjointe (A)
- un chargé de mission "lutte contre la radicalisation" (B)
- un agent rédacteur-chargé des cérémonies (C)
- le secrétariat du corps préfectoral (1 B et 2 C)
- l'intendance (5 C)
- 2 chauffeurs (C)
- 1 concierge-veilleur de nuit (C)

Liaisons hiérarchiques :

Chef du bureau du cabinet, directeur de cabinet

Liaisons fonctionnelles :

Relations quotidiennes avec les membres du corps préfectoral

Relations fonctionnelles avec l'ensemble des chefs de service de l'État dans le département

Relations ponctuelles avec des élus et des personnalités du département.

Pour candidater : cf rubrique "informations complémentaires

Vos compétences principales mises en œuvre :
- Compétences techniques :
- Connaître l'environnement professionnel : niveau pratique requis
- Avoir des compétences en informatique & bureautique : niveau maîtrise requis
- Avoir des compétences budgétaires & comptables : niveau initié à acquérir
- Savoir-faire :
- Savoir s'organiser : niveau maîtrise requis
- Savoir rédiger : niveau maîtrise requis
- Savoir travailler en équipe : niveau maîtrise requis
- Savoir-être :
- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis
- Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis
- Savoir communiquer : niveau maîtrise requis