Assistant administratif h/f

Newrest, spécialiste des services à la restauration, propose des solutions adaptées aux besoins de ses clients : conception des menus personnalisés, compétences culinaires, gestion de la logistique, préparation des trolleys pour la mise à bord, service de livraison « last mile » et chargement des avions, jusqu’aux prestations VIP.Vous êtes à la recherche d’un nouveau défi, d’une activité passionnante et vous souhaitez exprimer toutes vos compétences au sein de la restauration aérienne, alors rejoignez-nous !Dans le cadre de la poursuite de notre développement, nous recrutons unAssistant Administratif.

Vos différentes missions:

MISSIONS:

GESTION ET ORGANISATION

* Accueil physique et téléphoniques : recevoir, filtrer, transmettre les informations, accueil et orienter.
* Vérification de l’état des stocks en fournitures, évaluer les besoins et définir les commandes à réaliser.
* Gestion du courrier: réception, traitement, transmission, envoi, classement.
* En collaboration avec les Responsables de Service, création et suivi des plannings du personnel.
* Organisation des réunions de travail si nécessaire et réalisation des comptes rendus.
* Gestion des notes de frais pour envoi au Siège Social.
* Assurer le lien avec les différents services et répondre aux diverses demandes.
* Suivi différents tableaux de bord permettant le bon fonctionnement du Site.
* Assurer la tenue, le classement et l’archivage des dossiers et documentation de la Direction de Site.
* Réaliser les commandes diverses à la demande de votre hiérarchie.
* Actualiser les données de l’activité en renseignant les tableaux prévus à cet effet.
* Surveiller et contrôler l’exécution des contrats de maintenance des équipements du Site.

GESTION ADMNISTRATIVE

* Création et suivi des badges permettant l’accès au Site ainsi qu’au pointage du temps de travail.
* Gestion de la facturation
* Réaliser à la planification et validation des horaires de travail via le logiciel prévu à cet effet.
* Gestion, suivi et saisie des absences : congés payés, RTT, arrêt maladie, accident du travail …
* Transmettre mensuellement au Siège Social tous les éléments de paie : plannings, acomptes, saisie sur salaire, annexe, primes proratisées, justificatif d’absence…
* Assurer la transmission mensuelle des fiches de paie aux Salariés après envoi du Siège Social et ce, en respectant la date déterminée.
* Gestion complète du dossier salarié suite embauche : documents, remise éléments contractuels, affiliation mutuelle, visites médicales…
* Gestion complète du personnel sortie: radiation mutuelle, registre du personnel, récupération matériel…
* Réalisation de toutes les tâches administratives du personnel: attestations, courriers, visites médicales, duplicata de documents…
* Réalisation de courriers et notes diverses.
* Recenser l’ensemble des informations relatives à la gestion du personnel et en informer le Service des Ressources Humaines: demande de formation, réclamations,…
* Informer le Service des Ressources Humaines de toute demande relative aux Instances Représentatives du Personnel.

DOMAINE DE LA SECURITE HYGIENE

* Favoriser la prévention des accidents du travail par tous les moyens adaptés et validés par la RH.
* Être un support sur l’identification et la détermination des risques professionnels: document unique, plan de prévention…
* Faire toute proposition susceptible d’améliorer les conditions d’hygiène & de sécurité.
* Participer aux mises en conformités, en cas de besoin, suite audit Client, demande du Service Hygiène…

MISSIONS ANNEXES

* Veiller au respect du cadre légal, des procédures, accords d’entreprise et convention collective.
* Réaliser à la demande du Service Ressources Humaines des documents divers et/ou support.
* Suivre les directives de la Direction des Ressources Humaines dans le cadre de la gestion optimale du personnel et du Site.
* Remettre au Service des Ressources Humaines les anomalies constatées: dépassement de la durée légale du travail, non-respect des procédures…