Assistant(e) administratif (ve) (h/f)

GITEC Human Resources - Agence Mathurins, recrute pour l'un de ses clients, acteur majeur de la gestion et du développement de locaux commerciaux et artisanaux, un(e) :

Assistant(e) Administratif (ve) (H/F)

Nous vous proposons un contrat en CDD de 7 mois pour un poste basé à Paris 11, avec une possibilité de déplacements ponctuels.

En renfort de l'Assistante Technique de la Direction des Travaux, vos principales missions seront :

Assistance au Directeur Travaux et au Directeur Adjoint :
- Gérer la correspondance et l'agenda.
- Rédiger les comptes-rendus des réunions de service.
- Assurer l'archivage des documents : scanner, classer sur le serveur, organiser l'archivage papier ou la destruction selon les échéances.

Appui aux Responsables Travaux/Maintenance :

- Rédiger, faire signer et diffuser les lettres de commandes, bons de commande et courriers divers.
- Suivre les procédures des marchés subséquents des accords-cadres travaux et maître d'œuvre (notifications, courriers aux non-retenus, etc.).
- Gérer les factures : scan, copie, enregistrement sur le serveur, transmission au service comptabilité, classement papier et numérique.
- Planifier ponctuellement des rendez-vous avec des concessionnaires si la charge de travail le permet.

Le poste requiert une formation de niveau Bac+2/3, telle qu'un BTS, un DUT ou une licence, avec une spécialisation en assistanat dans les métiers du bâtiment et des travaux publics (BTP).
Une expérience professionnelle d'au moins 5 ans, confirmée en assistanat technique dans les secteurs du bâtiment, de la construction ou de la promotion immobilière, est indispensable pour réussir dans cette fonction.
Le candidat doit disposer d'une solide expérience dans la gestion des appels d'offres, en particulier dans le suivi administratif. Il devra également maîtriser les outils informatiques, notamment Teams et le Pack Office.
Une grande rigueur, une excellente organisation et une réactivité éprouvée sont nécessaires pour gérer des tâches administratives complexes, notamment celles liées à la facturation de différents prestataires intervenant sur plusieurs chantiers.
Le poste exige des qualités personnelles telles que le sens du travail en équipe, une forte capacité d'adaptation et un esprit transversal.
Une sensibilisation aux procédures d'achats soumises au code de la commande publique constitue un atout supplémentaire pour ce poste.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.