Détails de l'offre
Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet, 1607 heures annuelles Descriptif de l'emploi Au sein d'un pool administratif,
Assurer l'accueil téléphonique de la direction.
Assister les instructeurs ADS dans la gestion administrative des dossiers.
Etre en appui des autres assistantes du pool en cas de besoin, concernant l'assistance au Service Habitat, au Service Planification, ou la gestion administrative de la direction (gestion courrier, organisation de réunions, bons de commande, commandes fournitures...). Missions / conditions d'exercice En coordination avec les autres assistantes du pool,
- Gérer l'accueil téléphonique de la Direction.
- Assurer le suivi administratif des dossiers d'autorisation du droit des sols, y compris des autorisations de travaux (ERP), voire des DIA pour assurer la continuité de service : à l'échelle de l'agglomération, assurer la relation avec les communes, les consultations pour les dossiers ADS, l'archivage... ; à l'échelle de Montélimar, envoyer les lettres de notifications / les décisions des dossiers au pétitionnaire et au contrôle de légalité, assurer le suivi administratif des dossiers déclarés tacites, le suivi des dossiers dématérialisés, le suivi des parapheurs, l'archivage...
- Assurer le secrétariat des commissions accessibilité communale et intercommunale
- Etre en appui le cas échéant sur la gestion administrative des DIA
- Etre en appui le cas échéant sur le suivi de la procédure administrative PLU/PLUiH (courriers, suivi requêtes, affichages, consultations...) et l'organisation des réunions nécessaires (doodle, invitations, organisation technique, diffusion compte-rendu...)
- Etre en appui le cas échéant sur le volet administratif global de la Direction : courriers de la Direction (enregistrement, distribution, copie, suivi circuit signature, Hermès...), assistance à la direction (ordres de mission, commandes fournitures, bons de commande, affichages, tableaux de bord, contacts avec les communes...). Profils recherchés - Savoirs :
Maîtrise des connaissances de base dans le domaine du secrétariat et de l'urbanisme
Connaissance de l'environnement des collectivités locales
Maîtrise des outils bureautiques et logiciel métier instruction
Qualités relationnelles avec le public
Qualités d'expression écrite et orale
Accompagnement / orientation des administrés dans leurs démarches administratives
- Savoir-faire :
Aptitude à gérer information orale/écrite
Aptitude à analyser un besoin
Méthode, rigueur
Capacité à être polyvalent, mener de front plusieurs taches
Aptitude au travail en équipe, à la coopération, à l'entraide
Capacité à rendre compte, à dialoguer
- Savoir-être
Rigoureux
Organisé
Réactif
Fiable
Prévenant
Diplomate, à l'écoute
Adaptable, flexible
Autonome
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