Assistant(e) de direction f/h

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Le groupe hospitalo-universitaire (GHU) Henri Mondor se compose de 5 établissements, géographiquement répartis sur le 94 et le 91.
Son offre de soins destinée aux adultes couvre 58 spécialités, organisées en 8 Départements Médicaux Universitaires (DMU) structurés selon les filières de soins sur le territoire. Le GHU dispose de plus de 2 lits d'hospitalisation allant du court au long séjour, un service d'accueil des urgences et abrite le siège du SAMU 94.
Au total ce sont près de 9 professionnels qui dispensent des soins dans les domaines de médecine, chirurgie, psychiatrie, gériatrie, cancer et réanimation. Inauguré récemment, le bâtiment Reine accueille 21 salles de blocs et plus de 80 lits de réanimation, dans un environnement doté de technologies de pointe.
Le GHU s'articule également autour de DMU dédiés aux activités d'imagerie, de biologie, de pharmacie et de vigilances. Leur contribution transversale soutient le développement des activités de soins et de recherches menés sur les 5 établissements. Ancré sur le territoire, le GHU s'implique dans les activités universitaires, notamment à travers un partenariat avec l'Université Paris Est Créteil.
L'évolution professionnelle est un axe majeur du développement de compétences, avec un accès facilité aux formations institutionnelles et la possibilité de construire des parcours diplômants, grâce à une politique sociale ambitieuse qui met l'accent sur la qualité de vie au travail et la facilitation du quotidien.

Date de parution

15/06/

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant(e) de direction F/H

Métier

Communication - Assistant de communication *

Type d'emploi

Titulaire ou contractuel

Quotité de temps de travail

Temps plein

Rémunération

Selon profil

Poste à pourvoir

- de 3 mois

Présentation du service

La Direction de la communication du GHU AP-HP Mondor est responsable du déploiement des actions de communication, promotion et sensibilisation des 5 hôpitaux qui le composent : Hôpital universitaire Henri-Mondor (Créteil), Hôpital Albert-Chenevier (Créteil), Hôpital Emile-Roux (Limeil-Brévannes), Hôpital Dupuytren (Draveil), Hôpital Georges-Clémenceau (Champcueil). Elle assure également le développement dune politique culturelle dynamique à destination des patients et professionnels. Composée dune équipe pluridisciplinaire, répartie sur les 5 sites, la direction de la communication est en charge de la définition et mise en œuvre de plans de communication (interne/externe) annuels et ponctuels et des actions correspondantes en relation avec la gouvernance, la direction générale et les services de soins. La Direction de la communication du GHU accompagne tout sujet dactualité et grands projets stratégiques en lien avec son projet hospitalo-universitaire de territoire.

Le poste à pouvoir sera localisé sur le site dHenri-Mondor (Créteil) à proximité immédiate de la ligne 8 (station Créteil lEchat) de la RATP.

Vos missions

Faisant preuve dune grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles, lassistant de communication participe essentiellement à la bonne gestion des activités courantes du service. Il apporte également son appui sur différents projets de communication en lien avec les chargées de communication et sous le pilotage du Directeur et de son adjointe.

Il rejoint une équipe composée, de 4 autres chargées de communication, un chargé de communication/webmaster, un chef de projet communication Maladies Rares, un photographe-responsable social-média, un vidéaste, de deux apprentis, une responsable médiathèque chargée culturelle, 3 assistants médiathécaires et de deux animateurs.

Les missions confiées au titulaire du poste sont :

1. Gestion administrative :

o Accueil physique et téléphonique : réception, traitement et orientation des demandes

o Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),

o Prise de rendez-vous et tenue de lagenda du Directeur de la Communication;

o Planification des réunions internes et externes

o Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions

o Reproduction des documents,

o Organisation et suivi des mises à jour des organigrammes des directions et direction de site

o Gérer les demandes de produits dérivés et les relations avec les différents prestataires externes : gérer les commandes, le stock et les livraisons de produits dérivés ;

o Commande de fournitures et gestion des stocks (saisie, suivi, contrôle, relance, commandes SAP hôtelière, maintenance)

o Suivi du budget dépenses com

2. Communication événementielle :

O Appui à lorganisation dévénements institutionnels et grands publics (Marche Calipsso, inaugurations, journées thématiques, conférences etc..) sous la supervision du Directeur de la communication et de son adjointe.

o Aide logistique

o Suivi des autorisations tournages

3. Gestion des supports de communication :

o Diffusion des supports de communication : mail généraux, affichage, distribution

o Publication sur lintranet, en collaboration avec la chargée de communication

o Réalisation des cartes de visite

La liste des missions est susceptible dévoluer en fonction des besoins du service.

Profil recherché

SAVOIR FAIRE REQUIS

Sens de la communication et de l'accueil
Discrétion / confidentialité
Bon sens relationnel et capacité à travailler en équipe
Solides compétences d'organisation et de gestion de projets
Grande polyvalence

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint, etc.) ;
Solides compétences rédactionnelles et excellente orthographe ;
Excellente expression orale
La connaissance de l'environnement de la santé et du fonctionnement des établissements publics est un plus.

QUALITES PROFESSIONNELLES :
-Qualités relationnelles, diplomatie
-Capacité d'adaptation, réactivité, disponibilité
-Méthode, rigueur, sens de l'organisation
-Sens du travail en équipe
-Prise d'initiatives
-Curiosité
-Capacité d'adaptation


PRE-REQUIS

Bac minimum
Début : dès que possible / au plus tard fin juin
Première expérience (incluant apprentissage) à un poste similaire.
Permis B

Les avantages de l'AP-HP

Description de vos avantages

Remboursement partiel des transports en commun ou forfait mobilité
- Possibilité de parking
- Places en crèche disponibles
- Accès au restaurant du personnel
- Prestations AGOSPAP (CE) : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas) et de vacances à tarifs préférentiels
- Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)