Assistant administratif

Assistant.e administratif.ve auprès de la Direction Générale Adjointe des Solidarités - Direction de l'Autonomie, pour la période du 1er avril au 31 décembre 2025 - Temps de travail : 80 % d'un temps plein

Sous l'autorité du Chef de service Prestations Personnes âgées - Personnes handicapées

Missions du poste :

• Assistance administrative auprès du chef de service

• Appuis administratif et technique au processus de modernisation du service

• Appui au secrétariat de la conférence des financeurs de la prévention de la perte d’autonomie (CFPPA)

• Appui au secrétariat du conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie (CDCA)

• Intérim sur l’ensemble des missions au sein du secrétariat du service en cas d’absence ou de congés pour assurer la continuité du service public

• Toutes missions ou activités générées par les nécessités de service

ACTIVITES :

Assistance administrative auprès du chef de service

• Assistance administrative pour la rédaction et la mise en forme des notes, comptes rendus et dossiers de présentation portant sur les thématiques du service

• Appui aux référents internes du service chargés des mises à jour du règlement départemental d’aide sociale (RDAS) : recueil des modifications, vérification des références juridiques, préparation des rapports, actualisation et diffusion du RDAS

• Contribution à l’élaboration puis à la diffusion des outils portant sur l’aide sociale à l’hébergement des personnes âgées en lien avec le référent coordonnateur et instructeur des prestations sociales

• Appui à l’élaboration et contribution au suivi de tableaux de bord : activité du service, préparation des procédures internes de contrôles de conformité et leur suivi

Appuis administratif et technique au processus de modernisation du service

• Appui au chef de service et au référent modernisation du service sur toutes les questions liées au projet de modernisation : élaboration et tenue de tableaux de bord en lien avec la gestion électronique des documents, invitations aux réunions, réservation des salles, rédaction de comptes rendus

• Contribution à l’élaboration de référentiels, selon les différents dossiers du service, pour créer une norme de contenu afin de faciliter la numérisation

• Préparation des plannings, élaboration des listes, manutention et suivi de l’acheminement des dossiers dans le cadre de l’opération de numérisation

• Appui aux assistantes du service pour la gestion des classothèques et la gestion des archives, contribution à la numérisation du courrier

• Suivi dans la durée de l’opérationnalité et de la mise en œuvre de la modernisation

Appui au secrétariat de la conférence des financeurs de la prévention de la perte d’autonomie (CFPPA)

Appui au secrétariat du conseil départemental de la citoyenneté et de l’autonomie (CDCA)

Intérim sur l’ensemble des missions du secrétariat du service (2 agents) en cas d’absence ou de congés pour assurer la continuité du service public

Les missions et le périmètre d’activités du poste pourront évoluer en fonction des projets, des orientations et des nécessités de service fixés par l’autorité territoriale

Poste d'agent contractuel de catégorie C

CONDITIONS DE TRAVAIL :

• Résidence administrative : Direction Générale Adjointe des Solidarités- 39, rue de Beaulieu- Poitiers

• Bureau partagé

• Poste informatique

• Restauration sur le lieu de la résidence administrative

• Poste à temps partiel (0,80 ETP)

SPECIFICITE DU POSTE :

• Utilisation des outils métiers

• Manutention de dossiers

PROFIL DU POSTE :

• Diplômes de carrières juridiques ou assistant de direction ou secrétariat ou gestion de projet et/ou expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative ou la gestion de projet

COMPETENCES TECHNIQUES ET PROFESSIONNELLES REQUISES :

Savoirs :

• Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Business Object, power point,...) et capacité à intégrer des applications métier

• Connaissance des principes de la gestion de projet : construction de tableaux, reporting

• Maitrise des techniques de classement

• Compétence rédactionnelle

• Connaissance de base des principes juridiques

• Connaissance de la réglementation relative aux droits des personnes âgées et personnes handicapées ou intérêt pour y accéder

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ou intérêt à découvrir les champs de compétence du Département

Savoir-faire lié aux activités du poste :

• Capacité à utiliser les outils informatiques

• Capacité d’organisation et de méthode, classement et archivage

• Capacité d’adaptation aux évolutions des logiciels informatiques et à la législation

• Capacité d’analyse et de synthèse

• Capacité à inter-agir en gestion de projet

• Maitrise des techniques d’accueil du public

Savoir-être :

• Qualité relationnelle et d’écoute avec les usagers et les partenaires

• Aptitude au travail en équipe

• Capacités à s’adapter aux contingences du travail

• Autonomie dans la réalisation et la gestion du travail, la prise d’initiative

• Savoir rendre compte

• Discrétion et confidentialité