Assistant(e) de direction (h/f)

Placé(e) sous la responsabilité du Directeur de la Proximité et de la Politique de la Ville (DPPV), L’assistant de Direction (H/F) assiste le directeur dans la gestion, le management et la planification des objectifs de la direction. Il/Elle réceptionne et oriente les correspondants dans les services, direction ou pôle souhaités. Il/Elle assure la coordination en lien avec les

6 responsables des services de la direction, les missions du secrétariat des services.Il/Elle fournit les renseignements dans le domaine d’activité et assure le suivi administratif de la Direction.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou contractuelle (article L332-8 du code général de la fonction publique).

• Gestion administrative de la Direction
- Gestion des courriers et des actes administratifs arrivée et départ (bons de commandes, traitement des factures, arrêtés, conventions…),
- Rédiger, mettre en forme les documents et actes administratifs émis par la direction (courriers, notes, documents pour diffusion, délibération, arrêté, convention, Rapport d’activités, Procès Verbal, Orientation Budgétaires,...),
- Recueillir et traiter les informations en liens avec les actions de la direction,
- Concevoir et suivre les outils de coordination, de planification et d’évaluation des activités : (outils de pilotage, tableaux de bord, rétroplannings, PowerPoint, indicateurs statistiques…)
- Enregistrer et ventiler les courriers départ/arrivée,
- Vérifier les parapheurs et assurer leur gestion
- Classer, archiver les documents
- Enregistrer et ventiler les actes financier (factures, Bon De Commande)

• Accueil, réception, orientation physique et téléphonique des administrés et partenaires de la direction

• Réceptionner les appels : informer, orienter et renseigner les correspondants

• Assurer l’interface avec les partenaires (internes et externes) sur le plan administratif

• Accueil, écoute et orientation des personnes en demande d’informations sur les actions.

• Enregistre et effectuer les relances sur les demandes d’intervention des différents services

• Coordonner et superviser la gestion de l’accueil physique et téléphonique de la DPPV

• Planifier les réservations et des occupations de la salle de réunion DPPV

• Traitement et suivi des dossiers spécifiques

• Vérifier la conformité et nombre de pièces sur les dossiers spécifiques ( Conventions de mise à disposition des équipements de proximité)

• Veiller à la conformité des documents propres à l’activité des six services (bons de commande, notes de services, PV de

travaux factures,…)

• Coordonner et relancer à la centralisation des tableaux de bord des services

• Suivi administratif des personnels

• Tenir à jour les plannings de congés de la direction

• Centraliser et suivre les plannings d’activités des agents

• Préparer les états de pointage pour validation hiérarchie

• Préparer et mise en forme des documents RH (notes de services, Fiche de poste, rapport RH,...)

Mobilisation dans le cadre du dispositif de sécurité civile et de l’organisation des scrutins des élections

Conditions spécifiques : Possibilités d’êtres mobilisés sur les actions décentralisés et sur des horaires de manifestation

Moyens à disposition : Bureau, Portable

Bac + 2 avec expérience dans la gestion, la coordination et l’exécution des tâches administratives, techniques et

financières d’un secrétariat

• Connaissance solides dans le domaine d’activité du service et de ses différents métiers

• Connaissance en matière de règles et procédures administratives du service

• Connaissance de la collectivité

• Technique de secrétariat

• Technique de prise de notes

• Maîtrise de l’outil informatique (Microsoft Office, Internet, Intranet, …)

• Maîtrise des logiciels spécifiques ( Ciril finance, Congés, Webdelib,...)

• Être capable d’assurer un accueil téléphonique et physique de qualité

• Être capable d’appliquer les principes de rédaction administrative

• Être capable de construire et/ou de mettre en forme des documents à partir des outils bureautiques

• Être capable de rédiger des PV, notes, comptes rendus

• Être capable d’anticiper

• Capacité rédactionnelles

• Rigueur

• Sens de l’organisation

• Sens de la communication et du relationnel

• Faire preuve de diplomatie

• Respecter la confidentialité

• Réactivité

• Sens de l’initiative

• Polyvalent(e)

• Dynamisme

• Motivation