L'assistant de direction administrative est en collaboration avec les élus et le secrétaire générale de Mairie
Il est un appuie au secrétaire générale de Mairie et complète les missions administratives
• Accueil du public / Téléphone / Traitement des mails
• Affaires générales :
- Recensement militaire (traitement demande et envoi trimestriel au bureau des armées);
- Organisation du tirage au sort pour les Jurés d’Assises (constitution de la liste annuelle);
- Demandes de bacs et de composteurs SMIRTOM et réception des livraisons puis convocation des usagers ;
- Légalisation de signature (arrêté de délégation) ;
- Attestations d’accueil des étrangers, consommation des timbres électroniques ;
- Médailles d’Honneur du Travail ;
- Gestion planning occupation salle des fêtes ;
- Tenue carnet de remise et d’échanges des clés, alarmes, appels pour maintenance ;
- Dossiers d’aide sociale et obligations alimentaires ;
- Renseignements social et séniors ;
• Etat Civil
- Arrêté de délégation
- Établissement des actes de reconnaissance, mariages, décès, transcriptions de décès, PACS – Gestion avec le logiciel Berger Levrault e-GRC ;
- Inscription des mentions en marge des actes dans les registres, envoi des avis de mise à jour ;
- Délivrance de copies intégrales d’actes, d’extraits d’actes ;
- Traitement des demandes de livrets de famille ;
• Cimetière
- Accueil des familles pour les demandes d’emplacements ;
- Établissement des arrêtés de concession et gestion du logiciel SimpliCime ;
- Établissement des autorisations : inhumation, exhumation, travaux.
• Régie de recettes - encaissements divers :
- Régisseur titulaire de recettes – Gestion de la régie centrale « US Encaissements divers » : encaissement des recettes de Cantine- Périscolaire – ALSH, locations de la salle des fêtes (remboursement casse vaisselle), bibliothèque et dons volontaires ;
- Gestion de la Régie périodique d’avances pour les cartes cadeaux ;
- Encaissement par prélèvement automatique, chèques, TIPI, espèces (occasionnel) ;
- Virement mensuel des sommes vers le compte de la commune ;
- Recensement des impayés ;
- Régisseur titulaire d’un compte de dépôt de fonds au Trésor Public sur lequel arrivent les recettes payées.
- Coffre-fort (gestion changement code)
• Enfance
- Gestion des inscriptions scolaires annuelles (avril/mai) ;
- Travail en collaboration avec la Direction du périscolaire pour lancer les prélèvements mensuels, gérer les paiements et les mandats SEPA ;
• Urbanisme – Voirie – DICT
- Renseignement des administrés sur les zonages - PLU approuvé (enfin) en 2021 mise en ligne sur le Géoportail de l’urbanisme en décembre 2023 ;
- Réception et transmission aux services instructeurs -dans les délais- des demandes d’autorisations : Déclarations Préalables, Permis de Construire principalement ;
- Réception et traitement des demandes dématérialisées via le GNAU et PLAT’AU;
- Réception et traitement en mairie des demandes de Certificats d’Urbanisme (CU), droit de préemption (urbain et SAFER) lors des ventes de biens ;
- Suivi des correspondances avec le Tribunal de Grande Instance et Préfecture pour les contentieux en urbanisme ;
- Etablissement des arrêtés permanents (trottoirs, bandes jaunes, interdictions stade, numérotage des habitations…) et temporaires (travaux, déménagements), traitement des DICT;
- Etablissement d’informations aux riverains ;
- Traitement des demandes de permission de voirie (benne, échafaudage…) ;
- Traitement de conventions d’occupation (marché, emplacements) ;
- Publication des actes et affichages réglementaires, envois en Préfecture ;
• Autres charges
- Gestion des commandes de fournitures du secrétariat de mairie, de fleurs ;
- Gestion de l’affichage ;
- Établissement de différentes listes au niveau de la population : colis des anciens, jouets noël, cartes cadeaux, bons forains ;
- Dossier brocante annuelle, copies pour comité des fêtes, renseignements aux administrés, arrêtés et dossier Préfecture ;
- Mise à jour des nouveaux habitants (gestion Excel + logiciel e-GRC en cours) ;
- Interface avec les élus.
SAVOIR ETRE
- Capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation
- Sens du contact, et de la communication
- Sens du service public
- Méthode et rigueur
- Autonomie
- Discrétion
- Forte disponibilité
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