Assistante de direction administrative

L'assistant de direction administrative est en collaboration avec les élus et le secrétaire générale de Mairie

Il est un appuie au secrétaire générale de Mairie et complète les missions administratives

• Accueil du public / Téléphone / Traitement des mails

• Affaires générales :
- Recensement militaire (traitement demande et envoi trimestriel au bureau des armées);
- Organisation du tirage au sort pour les Jurés d’Assises (constitution de la liste annuelle);
- Demandes de bacs et de composteurs SMIRTOM et réception des livraisons puis convocation des usagers ;
- Légalisation de signature (arrêté de délégation) ;
- Attestations d’accueil des étrangers, consommation des timbres électroniques ;
- Médailles d’Honneur du Travail ;
- Gestion planning occupation salle des fêtes ;
- Tenue carnet de remise et d’échanges des clés, alarmes, appels pour maintenance ;
- Dossiers d’aide sociale et obligations alimentaires ;
- Renseignements social et séniors ;

• Etat Civil
- Arrêté de délégation
- Établissement des actes de reconnaissance, mariages, décès, transcriptions de décès, PACS – Gestion avec le logiciel Berger Levrault e-GRC ;
- Inscription des mentions en marge des actes dans les registres, envoi des avis de mise à jour ;
- Délivrance de copies intégrales d’actes, d’extraits d’actes ;
- Traitement des demandes de livrets de famille ;

• Cimetière
- Accueil des familles pour les demandes d’emplacements ;
- Établissement des arrêtés de concession et gestion du logiciel SimpliCime ;
- Établissement des autorisations : inhumation, exhumation, travaux.

• Régie de recettes - encaissements divers :
- Régisseur titulaire de recettes – Gestion de la régie centrale « US Encaissements divers » : encaissement des recettes de Cantine- Périscolaire – ALSH, locations de la salle des fêtes (remboursement casse vaisselle), bibliothèque et dons volontaires ;
- Gestion de la Régie périodique d’avances pour les cartes cadeaux ;
- Encaissement par prélèvement automatique, chèques, TIPI, espèces (occasionnel) ;
- Virement mensuel des sommes vers le compte de la commune ;
- Recensement des impayés ;
- Régisseur titulaire d’un compte de dépôt de fonds au Trésor Public sur lequel arrivent les recettes payées.
- Coffre-fort (gestion changement code)

• Enfance
- Gestion des inscriptions scolaires annuelles (avril/mai) ;
- Travail en collaboration avec la Direction du périscolaire pour lancer les prélèvements mensuels, gérer les paiements et les mandats SEPA ;

• Urbanisme – Voirie – DICT
- Renseignement des administrés sur les zonages - PLU approuvé (enfin) en 2021 mise en ligne sur le Géoportail de l’urbanisme en décembre 2023 ;
- Réception et transmission aux services instructeurs -dans les délais- des demandes d’autorisations : Déclarations Préalables, Permis de Construire principalement ;
- Réception et traitement des demandes dématérialisées via le GNAU et PLAT’AU;
- Réception et traitement en mairie des demandes de Certificats d’Urbanisme (CU), droit de préemption (urbain et SAFER) lors des ventes de biens ;
- Suivi des correspondances avec le Tribunal de Grande Instance et Préfecture pour les contentieux en urbanisme ;
- Etablissement des arrêtés permanents (trottoirs, bandes jaunes, interdictions stade, numérotage des habitations…) et temporaires (travaux, déménagements), traitement des DICT;
- Etablissement d’informations aux riverains ;
- Traitement des demandes de permission de voirie (benne, échafaudage…) ;
- Traitement de conventions d’occupation (marché, emplacements) ;
- Publication des actes et affichages réglementaires, envois en Préfecture ;

• Autres charges
- Gestion des commandes de fournitures du secrétariat de mairie, de fleurs ;
- Gestion de l’affichage ;
- Établissement de différentes listes au niveau de la population : colis des anciens, jouets noël, cartes cadeaux, bons forains ;
- Dossier brocante annuelle, copies pour comité des fêtes, renseignements aux administrés, arrêtés et dossier Préfecture ;
- Mise à jour des nouveaux habitants (gestion Excel + logiciel e-GRC en cours) ;
- Interface avec les élus.

SAVOIR ETRE
- Capacité d’analyse et de synthèse, sens de l’organisation
- Sens du contact, et de la communication
- Sens du service public
- Méthode et rigueur
- Autonomie
- Discrétion
- Forte disponibilité