Assistant(e) de direction pour le secrétariat du maire

Sous l’autorité de l’assistante administrative et financière du secrétariat du Maire, vous aurez pour missions :

Principales
- Assurer des tâches d’accueil et de gestion administrative,
- Veiller à la continuité des missions de secrétariat, en complémentarité avec l’assistante administrative et financière,
- Contribuer à l’organisation de diverses fêtes et manifestations.

Assurées régulièrement
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du service,
- Organiser et planifier les réunions, les rendez-vous de Madame le Maire,
- Assurer l’accueil du public dans le cadre de la permanence de Madame le Maire,
- Assurer l’accueil des agents de la commune, des administrés, des personnalités reçues par Madame le Maire,
- Transmettre les communications reçues à Madame le Maire,
- Assurer les tâches administratives du service : rédaction des courriers, des notes, des actes administratifs (arrêtés de débits de boissons),
- Assister le suivi et l’organisation des fêtes et des cérémonies,
- Assurer l’organisation et le suivi des dossiers,
- Tenir à jour le fichier d’adresses et de l’annuaire vœux,
- Assurer le classement, l’archivage et les photocopies de documents.

- Bac professionnel secrétariat,
- Expérience de plusieurs années sur des missions de secrétariat,
- Très bonne connaissance de l’environnement territorial,
- Maitrise des outils bureautiques et informatiques (Excel – Word – Internet – logiciels de messagerie),
- Capacités à rédiger des correspondances administratives,
- Qualités rédactionnelles et relationnelles,
- Connaissance des techniques de classement et d’archivage,
- Connaissance des techniques d’accueil de tous les publics : écoute, patience et diplomatie,
- Très bon niveau d’orthographe,
- Rigueur, méthode et sens de l’organisation,
- Capacités d’initiative,
- Nécessité d’une absolue discrétion et du respect de la confidentialité.