Adjoint administratif

Au sein de la résidence d'autonomie de personnes âgées Bertrand Vergnais à Neuville sur Saône, nous recherchons un(e) agent (e) administratif(ve) à temps plein:

Position hiérarchique :
- Sous l'autorité de : Directrice de la résidence autonomie Bertrand Vergnais

Relations de travail :
- Equipe de la résidence autonomie Bertrand Vergnais (infirmière, animatrice, adjoint technique...)
- Personnel du CCAS
- Directeur du CCAS
- Elus

Missions

1- Accueil

2- Secrétariat/Gestion administrative/Finances

3- Portage de repas à domicile

Modalités d'exercice
- Temps de travail : 35 heures
- Horaires : à convenir
- Particularités : Possibilité de travailler sur 4.5 jours
- En option : Possibilité d'assurer des permanences rémunérées et de louer un T2

Poste à pourvoir dès que possible

Activités de la mission 1 - Accueil

? Accueil des résidents et des personnes extérieurs le matin de 8h à 12 h

? Accueil téléphonique

? Réception des seniors et de leur famille (ou accompagnant) pour promouvoir la résidence, la faire visiter et prendre les inscriptions en vue de la location d'un logement

? Accueil des résidents et de leurs familles pour la signature des baux de location et visite des locaux

Activités de la mission 2 - Secrétariat/Gestion administrative/ Finances
- Gestion administrative des dossiers entrées et sorties des résidents (constitution des dossiers, état des lieux mise à jour des fichiers.....)
- Gestion du suivi des APL, attestations de logement...
- Gestion administrative de la résidence (courrier, création de tableau de suivi, ...)
- Secrétariat de la directrice de la résidence
- Gestion de la régie mixte (encaissement des loyers, repas, animations...)
- Facturation (redevance et loyers)
- Tâches administratives diverses
- Développement de projets en équipe en lien avec le projet d'établissement

Activités de la mission 3 - Portage des repas à domicile
- Constitution des dossiers des bénéficiaires et suivi
- Organisation des tournées des bénévoles et suivi du comptage des repas en lien avec la cuisine
- Création de tableau Excell pour le suivi du comptage des repas
- Réunions d'organisation du service de portage de repas
- Gestion des sorties des résidents (clôture de la facturation - lien avec les familles)

Zones d'autonomie et de responsabilité :
- Autonomie partielle dans le cadre des missions qui sont confiées à l'agent en lien avec la directrice de la résidence

Compétences requises pour tenir le poste

Connaissances

? Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

? Capacités rédactionnelles

? Maitrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...)

Méthodes et techniques

? Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique...)

? Analyse et gestion des demandes d'information

? Polyvalence

? Aptitude à utiliser des outils informatiques métiers (Facturation, comptabilité,)

Comportements et attitudes
- Discrétion, Disponibilité, rigueur et méthode
- Sens de l'accueil
- Bon relationnel, bonne présentation
- Capacité d'organisation et de gestion du temps
- Aptitude à travailler en équipe

Caractéristiques requises pour tenir le poste
- Statut : Fonctionnaire
- Formation (nature, niveau) : formation en secrétariat
- Qualification ou certification particulière : Maitrise des outils informatiques (world, Excel, power point)
- Expérience professionnelle dans le secrétariat souhaitée