Assistant / assistante de direction

L'organisme de formation ALTERANCES recrute sur 1 poste d'assistant(e) de direction.

Poste en distanciel à mi-temps avec des points de situation ponctuels en présentiel sur Beaufort-en-Anjou.
Période d'essai de 3 mois, ordinateur fourni.

Missions administratives principales :
- Tenir à jour une base clients et partenaires
- Rédiger et adresser par mail des documents aux stagiaires de la formation : convocation, attestation de
présence et de formation
- Rédiger et adresser par mail des documents aux formateurs et partenaires : bilan d'évaluation de
formation, attestation de présence, convention de prestation...
- Accueillir des stagiaires sur les lieux de formation dans un rayon de 50 kms de Beaufort (49)
- Rechercher des salles de formation par téléphone et/ou mails dans le grand ouest
- Tenir à jour des dossiers sous format électronique en ligne
- Concevoir des documents administratifs
- Élaborer des documents : flyers, brochure...
- Tenir à jour des tableaux de synthèse de l'activité
- Utiliser et gérer une messagerie professionnelle
- Utiliser des outils de travail à distance :
- Zoom
- KDrive (plateforme de partage de documents) - formation à la prise en main si besoin
- Trello (outil de suivi des activités) ) - formation à la prise en main si besoin
- Digiforma (logiciel professionnel de suivi des actions de formation) - formation à la prise en main si besoin
- Proposer des améliorations dans la gestion des documents et de la circulation de l'information

Missions de soutien à la comptabilité :
- Établir et suivre le règlement des factures
- Utiliser le logiciel de comptabilité en ligne Exact - formation à la prise en main
- Faire le lien avec le comptable de la société

Missions complémentaires :
- Préparer les mises à jour du site Internet sous Wordpress - formation possible
- Proposer et gérer la mise en place de réseaux sociaux : Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn. - formation possible si besoin

Experience: 2 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer un accueil téléphonique,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Connaissances approfondies du pack office,Autonomie à l’utilisation de l’outil informatique,Autonomie dans le travail,Autonomie à l’utilisation d’Internet

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes