Assistant.e de direction h/f

Le CADA (Centre d’Accueil pour Demandeurs d’Asile) et l’HUDA (Hébergement d’Urgence des Demandeurs d’Asile) du Clos Langlet accueillent et hébergent des personnes en demande d’asile en attente d’une décision pour obtenir une protection internationale. Créés respectivement en 2017 et en 2019, les établissements du Clos Langlet disposent d’une capacité d’accueil de 172 places, dont 110 places en CADA et 62 places en HUDA.
Le poste d’assistant.e de direction est placé directement sous la responsabilité de la direction de l’établissement.
Mission générale :
- L’assistant.e de direction est amené.e à gérer les tâches administratives et RH courantes qui concernent directement l’établissement.
- Elle/il a un rôle d’organisation sur les aspects RH, de comptabilité, et les relations avec les fournisseurs.

Gestion RH
- Gestion de la procédure d’arrivée : rédaction des contrats de travail uniquement pour les salariés non-cadres, collecte des pièces justificatives, constitution du dossier du personnel, déclaration à l’URSSAF, inscription à la mutuelle, transmission des éléments au service paie, saisie du salarié dans HRA, demande des codes informatiques, etc.
- Gestion quotidienne : gestion de la demande de congés, saisie des absences dans HRA, transmission des arrêts maladie au service RH, déclaration des accidents du travail, suivi et prise de rdv pour les visites médicales, envoi des éléments variables de paie, réalisation du bilan social de fin d’année, gestion des dossiers du personnel, etc.
- Gestion de la procédure de sortie : demande du STC, gestion de la fin de contrat, sortie du salarié dans le logiciel HRA, etc.

Gestion administrative
- Rédaction de courriers administratifs, notes, rapports, comptes-rendus à la demande de la direction de l’établissement
- Constitution des déclarations à la MAIF et suivi des éventuels dossiers de sinistres
- Classement des dossiers, archivage et gestion des archives
- Commande des fournitures, outils de travail pour le personnel, gestion prévisionnelle des stocks
- Assurer les réceptions des commandes
- Réception et traitement du courrier reçu

Comptabilité
- Tenue de la caisse, contrôle mensuel avec le supérieur hiérarchique pour validation avant envoi à la comptabilité, dépôt des chèques à encaisser à la banque, préparation des espèces à déposer
- Suivi des factures à payer, saisie des virements pour validation par la direction, rédaction des BED ainsi que des chèques
- Copie et classement des documents comptables avant envoi au GIE
- Transmission des documents comptables au GIE Alliance Gestion via Teams chaque fin de semaine accompagné des matrices
- Participation à la clôture comptable en fin d’année
- Suivi des dépenses mensuelles

Savoir-faire :
- Être réactif.ve face aux demandes des interlocuteurs téléphoniques (fournisseurs, direction régionale ou siège, GIE…) et des résidents et collègues sur l’établissement
- Installer les équipements reçus

Connaissances :
- BTS Secrétariat ou BTS Assistant.e de direction ou BTS Assistant.e de gestion
- Expérience professionnelle minimum : 2 à 3 ans sur un poste similaire
- Maîtrise des outils informatiques : logiciels Word, Excel, Internet
- Profil RH apprécié
- Notions de comptabilité

Savoir-être :
- Disponibilité
- Polyvalence
- Organisation
- Discrétion
- Travail en équipe
- Rigueur
- Capacité d’écoute
- Réactivité
- Autonomie
- Bonne présentation