Assistant administratif (h/f)

Sous l'autorité du directeur·rice, l'assistante administrative du CCAS assure des missions d'accueil (physique et téléphonique) des usagers, sur le territoire, en vue d'un accès aux droits et aux services dans le champ social. Elle assure également des missions administratives dans la gestion des dispositifs et activités du CCAS (préparation et outils de suivi) en lien avec les membres de la direction.

1. ASSURER L'ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE DU C.C.A.S
- Assurer un accueil physique et téléphonique des usagers. Assurer une écoute active des demandes.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques.
- Informer, identifier les demandes sociales (comprendre la demande, en identifier la nature et le degré d'urgence) et orienter vers les services ou organismes compétents.

2.GESTION ADMINISTRATIVE DES DOSSIERS ET DISPOSITIFS EN LIEN AVEC LES AGENTS DE L'EQUIPE ET LA DIRECTION
- Collaborer au travail de la Direction en assurant des tâches de secrétariat (instruction des dossiers, suivi des demandes et dispositifs, rédaction de courriers - mails, gestion des courriers et courriels, archivage des documents administratifs, gestion des agendas, demande de travaux, bons de commande.
- Concevoir, suivre et mettre à jour des tableaux de suivi
- Préparer et rédiger des comptes-rendus de réunion, rapports d'activités et documents de présentation.
- Assurer le suivi des demandes d'aides financières et fait le lien avec les acteurs locaux.
- Enregistrer le courrier départs et arrivées, suivi des parapheurs et relances, saisie de bordereaux.
- Suivi et Gestion des domiciliations

3. ASSURER LES MISSIONS DU REGISSEUR PRINCIPAL EN SON ABSENCE

4. ORGANISATION ET PARTICIPATION AUX MANIFESTATIONS ORGANISEES PAR LE CCAS
- Participer aux manifestations (Repas des séniors, bûche de Noël, Barbecue, fêtes des mères, colis de fin d'année)
- Mise sous pli (convocations des manifestations, plan canicule, courriers divers)

Diplôme(s)/concours :

BAC PRO secrétariat, BAC Général, expérience d'un an " accueil/secrétariat/ assistante

Formations, qualifications et habilitations obligatoires :

Permis B exigé, très bonne utilisation de l'informatique

Savoirs :
- Connaissance des dispositifs d'aides sociales

Savoir-faire :
- Maîtrise de l'outil informatique (tableur, traitement de texte, powerpoint)
- Capacités rédactionnelles
- Connaître les techniques de secrétariat et de rédaction des documents administratifs
- Maîtriser les dispositifs et les procédures d'aide sociale
- Identifier les informations à autrui en respectant le secret professionnel
- Bonne expression écrite et orale
- Recherche des informations, et vérifications
- Connaissance des missions du service
- Rendre compte de son activité à sa hiérarchie

Savoir-être :
- Bonne présentation
- Bon relationnel
- Capacité d'accueil, d'écoute active et de dialogue
- Patience
- Gérer ses émotions, son stress
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, être réactif
- Bonne adaptabilité, autonomie et capacité à organiser son temps de travail en fonction des priorités du service
- Sens du service public
- Savoir gérer des publics difficiles
- Capacités à travailler en équipe
- Discrétion