Assistant administratif immobilier h/f

Advenis Real Estate Solutions est un prestataire indépendant de services immobiliers.

Les équipes de Facility Management gèrent des sites localement ou nationalement.

Le Facility Management s'appuie sur une suite d'outils spécifiquement conçue pour une gestion maîtrisée, transparente et dynamique des sites. Les clients bénéficient d'une optimisation de la qualité de service, d'un contrôle strict des interventions et des coûts, ainsi qu'une gestion homogène sur leurs sites multiples.

Advenis Facility Management & Property Management englobent 2 500 sites sous gestion, 30 implantations régionales, et des animations de plus de 450 ASL, AFUL, RIE et copropriétés. L'assistant administratif immobilier (H/F) recherché sera un véritable appuie de l'équipe opérationnelle au quotidien. Dans le cadre de ses fonctions, il se verra confier notamment les missions suivantes :
- Préparation de documents d'aide à la gestion ;
- Ouverture et numérisation du courrier ;
- Réponses aux courriers en lien avec les gestionnaires ;
- Organisation de rendez-vous pour les gestionnaires et gestionnaires techniques ;
- Commande et organisation des EDL ;
- Aide à la rédaction et au montage des reportings mandants ;
- Récupération auprès des locataires des immeubles des attestations d'assurance et des contrôles réglementaires des parties privatives ;
- Suivi des signatures de baux, conventions, avenants ;
- Création des ordres de service dans le SI Comptable EVEN ;
- Suivi des commandes de travaux auprès des prestataires ;
- Suivi des sinistres ;
- Suivi des rapports des bureaux de contrôles et demande des levées de réserves ;
- Suivi des tableaux de pénalités des prestataires ;
- Suivi des contrats de services pour les fluides et autres prestations concernant les parties communes ;
- Archivage numérique.