Assistant(e) de direction générale et secrétariat du maire

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Rémunération indicative Statutaire + RI + COS44 Descriptif de l'emploi Sous l'autorité directe du Directeur Général des Services, l’assistant(e) apporte une aide permanente au Maire et au Directeur Général des Services en termes d’organisation personnelle (agendas, rdv réunions), de gestion, de suivi des dossiers, de communication et d’information. Missions / conditions d'exercice Pour le Maire
•Gestion complète de l’agenda du Maire en lien avec le DGS dans une optique de priorisation et d’optimisation du temps : organisation et préparation des rendez-vous, des réunions, de la présence à des événementiels,
•Gestion des invitations émanant du maire en lien avec les autres directions (vœux, cérémonies diverses, inaugurations),
•Demande et/ou diffusion des informations nécessaires et utiles aux agents concernés en interne, aux élus membres de l’assemblée et aux interlocuteurs et externes,
•Gestion des appels et mails : analyser les demandes et prendre en charge des informations (traitement des urgences, organisation de la réponse, rédaction de courriers et de mails, suivi des requêtes),

Pour le Directeur Général des Services
•Suivi et préparation des réunions de la DGS : gestion de l’agenda, rédaction de comptes-rendus, préparation et mise en forme des documents, préparation des réunions etc,
•Organisation et coordination des informations liées aux dossiers suivis par la DGS,
•Rédaction et/ou mise en forme des courriers, mails, comptes-rendus, notes, convocations, synthèses de documents,
•Gestion des procédures liées à l’assemblée
•Gestion des appels téléphoniques. Profils recherchés Justifiant d'une expérience de secrétariat de direction et de travail avec des élus ou personnalités politiques, Vous maîtrisez parfaitement les outils bureautiques et les outils de communications.
Doté(e) d’excellentes qualités rédactionnelles, votre aptitude à gérer plusieurs agendas et votre discrétion sont reconnues.

Autonome, organisé(e), rigoureux(e) et réactif(ve), vous savez anticiper, gérer les priorités et faire preuve d’initiative,
Avec une bonne connaissance de l’environnement territorial, vous savez travailler en transversalité et un bon relationnel dans le respect des obligations de loyauté et de confidentialité.