Assistant office manager

Description De L'entreprise

Avec Netatmo il est question de maison intelligente ! Notre mission est d’imaginer pour vous des produits pour une maison plus sûre et plus confortable.

Gérez votre chauffage et vos économies d’énergie à partir de notre Thermostat connecté - détectez les intrus grâce à nos caméras intégrant l'intelligence artificielle et le traitement de l'image - accédez au plus vaste réseau de stations météorologiques personnelles. Nous collaborons avec des partenaires comme Legrand pour partager avec eux notre expertise produit et travailler ensemble pour révolutionner votre maison.

Nous sommes une équipe internationale de 250 personnes engagées et passionnées, plus de 20 nationalités représentées dans nos équipes, localisées en grande majorité sous le même toit en région parisienne. Ayant gagné de nombreux prix au CES, Netatmo recherche des nouveaux talents pour accompagner son développement.

Si vous voulez faire partie de la révolution Smart Home, n’attendez plus pour candidater !

Description Du Poste

Dans le cadre des orientations définies par votre responsable hiérarchique, vous participez activement au bon fonctionnement des sites de Boulogne et de Lyon dans le respect des engagements sur la sécurité des biens et des personnes. Vous collaborez également au confort et au bien-être des collaborateurs.

Vos Missions
1. Gestion quotidienne du courrier et des colis
2. Réception/Expédition du courrier le matin
1. Collecte du courrier au RDC
2. Traitement du courrier (tri, "reçu le", distribution aux équipes)
3. Descendre le courrier
3. Expédition Des Colis
1. Recevoir les informations d'expédition à partir du fichier Excel fourni par le demandeur
2. Peser et mesurer les colis
3. Générer les étiquettes d'envoi et, si nécessaire, une facture proforma selon le transporteur (Colissimo-DHL-UPS etc)
4. Imprimer et coller l'étiquette sur le colis
5. Descendre le colis à l'accueil au RDC pour l'enlèvement selon l'horaire dont on est dépendant
6. Assurer les commandes de cartons, scotch et tout le nécessaire pour le bon fonctionnement de cette mission
7. Collecte des colis au support clients pour le RDC
4. Réception Des Colis
1. Effectuer deux tournées (11h et 16h30) pour récupérer les colis peu volumineux à l'accueil du RDC
2. Entreposer ces colis dans le local courrier situé au 7ème étage
3. Prévenir les destinataires par teams, qu'ils doivent venir les récupérer
4. En cas de colis volumineux :
5. Récupérer le colis immédiatement après notification par l'hôtesse d'accueil selon les règles de METAL 57
6. Entreposer le colis volumineux dans le local courrier au 7ème étage et informer les collaborateurs concernés
7. Distribution quotidienne des colis pour le support clients (du RDC au 8ème)
5. Gestion des badges et des accès
1. Création des badges selon la procédure JIRA
2. Commander les badges nécessaires à Métal 57
3. Récupérer les badges à l'accueil du RDC
4. Attribuer les accès requis selon les besoins du collaborateur via le logiciel VISOR :
5. Accès aux locaux, aux espaces de stockage et/ou aux laboratoires
6. Accès au parking, si nécessaire
7. Création d'un compte au restaurant inter-entreprise (RIE)
8. Créer une étiquette nominative pour le casier du nouvel arrivant
6. Mettre à jour tous les tableaux de suivi (Accès, RIE, labos, stockage, parking...) en suivant la réglementation ISO 27001, et affichage obligatoires des accès avec date des habilitations électriques
7. Suppression Des Badges
1. Avant le départ d'un collaborateur :
2. S'assurer que le compte RIE est régularisé
3. Supprimer le compte RIE
4. Supprimer les accès aux locaux, parking, labos, espace de stockage
5. Modifier tous les tableaux d'affichage pour mise à jour des listings
6. Réinitialiser le code du casier attribué
8. Gestion Des Incidents Récurrents
1. Badge oublié : le manager ou à défaut l'OM descend récupérer le collaborateur, création d'un badge temporaire, information à transmettre au RIE pour déjeuner
2. Badge perdu ou défectueux : prévenir le PC sécurité, créer un nouveau badge, transférer le compte RIE du collaborateur sur le nouveau badge, ainsi que tous ces accès (parking, labos, espace stockage en mettant à jour tous les fichiers correspondants)
3. Gestion administrative et affichages obligatoires
4. Mettre en place et maintenir à jour les affichages obligatoires (règlement intérieur, accès aux laboratoires, espaces de stockage, liste des guides files et serre files etc)
5. Mettre à jour hebdomadaire le trombiniscope selon les mouvements du personnel
6. Gestion des stocks et des commandes
7. Gérer et suivre les stocks de fournitures de bureaux, café, thé, produits d'hygiène etc
8. Gérer les commandes pour la R&D
9. Gérer les commandes d'accessoires informatiques
Qualifications

Pour ce poste, le profil idéal possède les qualités suivantes :
1. Organisation et rigueur : Vous êtes capable de gérer plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais
2. Sens du service : Vous avez une forte capacité à comprendre les besoins des salariés
3. Polyvalence et flexibilité : Vous êtes à l’aise pour passer d’une mission à l’autre, et êtes capable de vous adapter rapidement à des priorités changeantes.
4. Sens pratique et esprit solution : Vous êtes proactif(ve), avec une capacité à identifier et résoudre rapidement des problèmes
5. Excellentes compétences en communication : Vous savez vous exprimer clairement, que ce soit à l'oral ou à l'écrit, et savez faire preuve d'écoute active et d’empathie.
6. Maîtrise des outils informatiques : Bonne maîtrise des logiciels de bureautique (Excel, Word, Jira, Teams etc.)
Expériences : de 3 à 5 ans d'expérience

Informations supplémentaires
CDD de 6 mois à pourvoir dès que possible

Pourquoi nous rejoindre ?
Netatmo est une entreprise multiculturelle qui appartient au groupe Legrand.

Au-delà d’un package attractif, en tant que collaborateur, vous pouvez bénéficier de plusieurs avantages

Avantages
1. Prime de vacances
2. CET : compte épargne temps
3. Abondement PERECO
4. Indemnité achat matériel de télétravail
5. Remboursement des frais de transports à hauteur de 50%
6. Indemnité mobilité douce

1. Bâtiment écoresponsable avec une conciergerie
2. Salle de sport dans les locaux (avec douche)
3. Tickets-restaurants
4. Accès au Restaurant inter-Entreprise & foodcourt
5. Télétravail
6. Mutuelle 100% dématérialisée : Alan
7. Accès à une plateforme E-learning.
8. Mobilité interne possible (Netatmo et Groupe Legrand)

1. Plusieurs jeux de société, une table de Ping-pong & Babyfoot à disposition pendant les pauses
2. Parking pour votre voiture, votre moto et votre vélo sous réserve des places disponibles
« Conformément à la politique d’entreprise, tous nos postes à pourvoir sont ouverts aux personnes handicapées. » #J-18808-Ljbffr