Assistant de direction - dga adt h/f

- Assistance à la Direction Générale
- Coordination du secrétariat
- Mission accueil Assistance à la Direction :
- Tri et ventilation des courriers de la D.G.A.,
- Relecture de tous les documents transmis à la signature D.G.A., D.G.S. et Président et suivi des parapheurs
- Pilotage du déploiement du nouveau logiciel de gestion électronique des courriers
- Préparation et suivi de dossiers divers et élaboration des supports de présentation (PowerPoint) pour al DGA
- Tenue de l'agenda de la DGA.
- Tâches de secrétariat de la DGA
- Filtrage et gestion des communications de la D.G.A
- Pilotage de la communication, mise à jour Intranet, élaboration de supports, campagne d'affichage,
- Participation aux réunions du DGA de l'ADT et rédaction des comptes-rendus

Coordination :
- Relecture et enregistrement dans le logiciel Air Délib des rapports présentés à la CP et au Conseil départemental préparé par la DGA ou la direction du patrimoine bâti
- Vigilance dans la réception et la transmission des informations urgentes, sur les dossiers à préparer dans les services,
- Assurer l'interface avec tous les services prescripteurs de travaux de secrétariat (rapports, lettres diverses)
- Élaborer et formaliser des procédures homogènes
- Assurer le partage des informations et faciliter les transmissions descendantes et ascendantes entre les services centraux et extérieurs à la DGA
- Assurer le suivi qualité des courriers (délais, présentation, rédaction)
- Suivi des organigrammes de la D.G.A.

Accueil et contraintes inhérentes au poste :
- Accueil du public et ouverture de la porte aux visiteurs,
- Ouverture et fermeture du portail d'entrée au public (8 h - 12 h et 13 h 30 - 17 h 30)
- Classement et archivage
- Suivi du cahier de liaison de l'entretien ménager des locaux du bâtiment Jeanne d'Arc
- Gestion fournitures (commande agendas, etc.)
- Gestion des véhicules de la DGA ADT