L’assistant administratif (H/F) apporte une aide permanente aux DGS et responsables des pôles de la structure en termes d'organisation personnelle, de gestion, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.
MISSIONS PRINCIPALES :
• Accueil physique et téléphonique en sachant hiérarchiser (degré d’importance, d’urgence), filtrer, rediriger, transmettre,
• Prise de notes, rédaction et suivi de compte-rendu, assurer les tâches de secrétariat,
• Gestion de l’agenda et des priorités,
• Gestion et rédaction de courrier : enregistrement documents entrant et sortant via le registre de courrier, affranchissement, mise en forme de documents, correction, photocopies, diffusion et archivage,
• Organisation et mise à jour des dossiers, du classement de manière adéquate (électroniquement ou papier) et de l’archivage,
• Veille et mise à jour du site internet, appui à la rédaction des documents de communication internes et externes,
• Gestion et suivi des réservations des spectacles,
• Gestion et suivi d’une base de données répertoriant toutes les conventions en cours.
MISSIONS SECONDAIRES :
• Gestion de la revue de presse,
• Gestion des stocks de papeterie pour les services,
• Appui administratif et suivi de la facturation du service d’assainissement collectif.
Savoirs faire :
• Connaître le fonctionnement, l’organisation et l’environnement de l’établissement,
• Connaissance de la Fonction Publique Territoriale,
• Maîtrise des outils de bureautique,
• Maîtrise des techniques et des outils de secrétariat,
• Connaissance de l’environnement des collectivités territoriales,
• Maitrise orale et écrite de la langue française,
• Capacité à évaluer l’urgence d’une demande,
• Gestion des situations délicates.
Savoirs être :
• Rigueur, autonomie,
• Sens de l’organisation,
• Diplomatie,
• Sens du relationnel et du travail en équipe,
• Force de proposition,
• Disponibilité,
• Devoir de réserve.
Conditions d'exercice du poste :
• Poste à temps plein,
• Travail en bureau et sur écran,
• Contact avec le public,
• Très grande disponibilité vis-à-vis des directions auprès desquelles il travaille,
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité.
• BAC ou BTS dans le domaine du secrétariat, première expérience en assistanat de direction souhaitée.
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