Un(e) assistante de direction (h/f)

La Ville de Mulhouse recherche un·e Assistant·e de Direction (F/H) au sein de la Direction Population et Solidarités

Vous recherchez un nouveau challenge professionnel ? Vous avez le talent, nous avons les opportunités !
L’Assistant(e) de Direction assure un rôle clé dans l’organisation et le bon fonctionnement des activités de la Direction. En véritable soutien administratif et organisationnel, il/elle travaille en étroite collaboration avec la Directrice afin d’optimiser la gestion de son activité.

Au quotidien, vos missions sont :

Organisation de la vie professionnelle du Directeur
o Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du moment
o Veiller au respect des échéances et relancer si nécessaire
o Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
o Organiser les déplacements (réserver un véhicule, de billet de train, d’hôtel …) et gérer les notes de frais
o Contrôle du respect des différents circuits (signature, visa, validation…) et assurer le suivi administratif des dossiers

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique
o Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
o Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (courriers, notes, compte-rendu …)
o Organiser le classement, la gestion et l'archivage des dossiers et documents

Organisation et planification des réunions (ODJ, préparation des documents, respects de délais, comptes-rendus…)

Secrétariat de la Direction et du Centre Communal d’Action Sociale

Suivi des projets et activités de la Direction

Accueil téléphonique et physique


Profil et compétences :

- Forte maîtrise de logiciels du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook),
- Maîtrise des techniques de rédaction et des règles de communication orale et écrite
- Notions d’organisation, de gestion du temps de travail et des priorités
- Capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à respecter des délais serrés
- Réactivité, fiabilité et capacité d’anticipation ; Prise d’initiatives et autonomie ; Discrétion et respect de la confidentialité
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et de ses enjeux

Spécificités du poste :

Ponctuellement, horaires variables selon les impératifs de la Direction


Recrutement par voie statutaire ou contractuelle sur le cadre d’emplois des adjoints administratifs territoriaux.
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime de service.
Organisation du travail : travail sur 5 jours et 37h50/semaine donnant droit à 17 jours de RTT, télétravail, CET.
Avantages sociaux : participation de l’employeur à la mutuelle et à la prévoyance, titres restaurants, aides financières au déplacement domicile-travail, plateforme co-voiturage, prêts d’accession, carte de réduction sur les services de la Ville et de m2A.
Amicale du personnel (billetterie CE, chèques vacances, logements vacances, sections culturelles et sportives...).