Assistant(e) de direction (h/f)

Description du poste


En tant que Assistant(e) de direction au sein du siège de PHOENIX OCP, vos missions seront les suivantes :

Assurer l’assistanat et la gestion administrative :

* Gérer les agendas, organiser les réunions (réservations, logistique, comptes rendus) et assurer le suivi des déplacements professionnels,
* Gérer les notes de frais, le courrier et les commandes de fournitures pour les directions de son périmètre,
* Assurer un support administratif aux membres du Comex si nécessaire.

Réaliser l’administration du personnel des directions de son périmètre :

* Collecter et saisir les éléments variables de paie,
* Suivre les entrées et sorties des collaborateurs (création d’accès, mise à disposition du matériel, restitution en cas de départ),
* Commander et gérer le matériel informatique et les fournitures,
* Veiller à l’application des procédures internes de gestion du personnel.

Gérer le règlement des factures des différents prestataires de son périmètre :

* Recueillir, enregistrer et suivre les devis et factures,
* Assurer le lien avec le CSP comptable pour le règlement des factures.

Gérer l’administratif des dossiers pharmaciens de l’entreprise PHOENIX OCP :

* Assurer les inscriptions et radiations des pharmaciens auprès des instances (CNOP, ANSES),
* Suivre et mettre à jour les documents réglementaires (certificats, délégations de pouvoir organigrammes, accès informatiques),
* Gérer les listes de diffusion et les obligations administratives associées.

Organiser les déplacements et événements :

* Coordonner les déplacements pour les directions de son périmètre,
* Planifier et organiser les audits ISO 9001,
* Gérer l’organisation des séminaires et conventions pharmaceutiques régionales.

Suivre les astreintes et obligations réglementaires :

* Mettre à jour et diffuser le calendrier des astreintes inter-entreprises,
* Assurer le suivi des obligations réglementaires (CNOP, ANSES, IODE),
* Effectuer les relances nécessaires et garantir le respect des échéances.

Profil :

* Faire preuve de solidarité professionnelle et faciliter la relation entre les personnes,
* Partager son énergie et sa motivation,
* Représenter une image positive de l’entreprise,
* Faire preuve de curiosité,
* Apporter des solutions aux problèmes rencontrés,
* Se remettre en question et persévérer,
* Placer la satisfaction client au cœur de ses préoccupations,
* Travailler dans un esprit constructif et bienveillant.

Compétences techniques

* Organisation,
* Rigueur,
* Confidentialité,
* Réactivité,
* Fiabilité.

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