La clinique Les Tamarins Sud, recherche un(e) Assistant(e) de Direction dans le cadre d’un poste en CDI.
Rattaché au Directeur d’Exploitation et en étroite collaboration avec les membres du comité de direction, vous aurez la charge d’assurer la planification des activités de la structure de manière optimale et efficiente. Vous serez également en interface avec les Médecins, Chef de service et les institutions externes à la clinique.
A ce titre, vos principales responsabilités seront :
Gestion d’agenda et emploi du temps
Gestion de l’agenda du directeur : planifier les réunions, les rendez-vous et les déplacements professionnels en tenant compte des priorités et des contraintes de temps,
Organisation des réunions : préparer l'ordre du jour, réserver les salles de réunion, coordonner les participants et prendre des notes lors des réunions si nécessaire,
Gestion des correspondances (courriers, mails, appels téléphoniques) : tri, filtrage, classement…
Support administratif et gestion des documents
Préparation de documents : rédiger, formater, éditer et relire les rapports, les présentations, les courriers et autres documents professionnels,
Apporter un soutien administratif général selon les besoins de l'établissement et du Directeur,
Rédaction des conventions, suivi et programmation des renouvellements,
Préparation des appels à projets (Culture et santé – Innovation en santé…).
Gestion de projets
Seconder le directeur dans la gestion de projet,
Suivi des projets et des initiatives : aider à la coordination des projets, assurer le suivi des délais et des étapes importantes, et préparer des rapports d'avancement,
Suivi des échéances des opérations, procéder aux relances si nécessaires.
Relais sur site
Etant le relai de la Direction Générale et des directions d’exploitation sur le site de rattachement, vous aurez également en charge :
L'organisation des conférences, des animations, des évènements artistiques...
La diffusion de l’information en interne (diffusion des notes de service…).
L'accueil des personnes extérieures (institution, officiel, invités…).
Savoir-faire requis :
Techniques de gestion administrative et maîtrise de la rédaction administrative
Excellentes aptitudes rédactionnelles
Suivi de projet
Modalités d'accueil
Méthodes de classement et d'archivage
Techniques de secrétariat
Utilisation du pack office (Word, Excel, Powerpoint)
Savoir-être requis :
Grande capacité d’écoute
Ponctualité et assiduité
Rigueur et calme
Discrétion et respect de la confidentialité
Empathie
Communication
Expérience / Diplôme :
Vous êtes titulaire d’un BTS Assistante de Direction ou d’un BTS en Support à l’Action Managériale
Une expérience de 2 ans minimum au sein d’un groupe de santé serait un plus
Le Groupe Les Flamboyants est composé de 5 cliniques : Les Flamboyants Ouest, Les Flamboyants Sud et Les Flamboyants Est (établissements de santé mentale), Les Tamarins Sud et Les Tamarins Ouest (établissement de Soins Médicaux et de Réadaptation).
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