Secrétariat
- Assurer l’accueil téléphonique,
- Assurer l’accueil physique des personnels du Service,
- Gérer les agendas de la Direction,
- Mettre en forme et rédiger tous types de courriers pour le compte du Responsable et de l’ensemble du Service,
- Rédiger des rapports, comptes rendus de réunions, notes,
- Suivre les délibérations,
- Assurer la constitution, le suivi administratif et le classement des dossiers (marchés publics, commande de produits, consultation des fournisseurs…),
- Centraliser les commandes de fleurissement pour le Centre Horticole
- Préparer les évènements organisés par le Service Espaces Verts (Jardins Familiaux et Décoration florale, RDV aux jardins…).
Gestion administrative des agents :
- Assurer le suivi des agents : congés, absences, arrêts maladie, accidents de travail : transmission des informations au Département des Ressources Humaines,
- Etablir les tableaux de bord de suivi de l’absentéisme,
- Transmettre aux agents toutes demandes relatives à leur quotidienneté (fiches travaux, vêtements, réservation de véhicules, ordres de mission…),
- Transmettre diverses demandes des agents du service aux autres services ou départements,
- Gérer les stagiaires école (affectations dans les différents secteurs).
- Réaliser des bons de commande et réaliser le suivi et mandatement en l’absence de la personne en charge de la comptabilité.
- Travailler également en transversalité avec le Service Déchets et Propreté sur le poste secrétariat accueil
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