Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG), établissement support du GHT « Psy Sud Paris », assure une mission de service public en psychiatrie adulte dans le Val-de-Marne et les Hauts-de-Seine. Il comprend une unité pour malades difficiles (UMD) et une unité hospitalière spécialement aménagées (UHSA) spécialisée dans la prise en charge des détenus.
Deux instituts de formation (IFSI et IFAS) y sont rattachés.
La direction des achats et des approvisionnements s'inscrit dans le cadre du Groupement Hospitalier de Territoire Psy Sud Paris et a une compétence sur les trois établissements.
Ses principaux objectifs visent à harmoniser les pratiques entre les trois établissements et à rationnaliser leurs dépenses.
Son périmètre s'articule autour de deux grands axes :
Les achats :
La cellule des marchés, basée au niveau de l'Etablissement support du GHT : 4 rédacteurs
Les services économiques :
Groupe Hospitalier Paul Guiraud : 7 gestionnaires
Fondation Vallée : 3 gestionnaires
Erasme : 4 gestionnaires
Le service carte achat du Groupe Hospitalier Paul Guiraud composé d'un responsable et d'un gestionnaire
Les approvisionnements :
Restauration : production, self et internat,
Activité linge,
Transports : logistiques et sanitaires,
Vaguemestre,
Manutention,
Description du poste et Missions
Missions du poste
L'assistant(e) de direction :
Organise et coordonne pour le directeur des achats et des approvisionnements la transmission et la rédaction des informations de la Direction.
Assiste le responsable logistique du GHT ainsi que le responsable des achats du GHT,
Frappe, saisit et présente des notes et des documents, parfois à caractère confidentiel.
Traite, exploite, suit une partie des informations de la Direction (correspondance courante, affaires spécifiques).
Réceptionne le courrier et organise les rendez-vous, reçoit et filtre les communications téléphoniques, établit un contact direct avec le directeur, l'équipe de direction et avec les partenaires extérieurs.
Ces missions nécessitent de gérer plusieurs activités simultanément.
Activités permanentes
Accueil physique et téléphonique
Enregistrement, tri et distribution du courrier « arrivée »
Mise sous pli et expédition du courrier « départ »
Frappe et mise en forme de documents (courriers, notes, rapports)
Planification et organisation des rendez-vous, réunions et déplacements
Gestion des dossiers (préparation, suivi, reproduction et diffusion des documents
Gestion de l'archivage dans le respect des règles applicables
Coordination entre les différents services de la direction
Gestion des fournitures : commandes et suivi des stocks
Intégration des pièces marchés dans CPAGE en lien avec les gestionnaires de la cellule des marchés
Activités ponctuelles
Aide aux gestionnaires du bureau des commandes en tant que de besoin
Saisie des commandes
Réception, liquidation et mandatement avec traitement des rejets
Département du lieu de travail : 94
Ville : Villejuif
Temps de travail hebdomadaire : Temps plein
Profil recherché
Fonctionnaire (Corps des ACH) ou Contractuel
Maîtriser traitement de textes et tableur, PowerPoint.
La maîtrise orthographique et syntaxique est obligatoire
Aisance de langage en lien et en adéquation pour des contacts quotidiens avec tout type de public (tout en interne qu'en externe de l'Hôpital)
Respecter les procédures d'organisation, planifier les activités à court et moyen termes, en fonction des priorités
Sens de l'organisation, capacité d'adaptation et d'anticipation
Diplomatie
Discrétion professionnelle
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