Assistant(e) de direction au sein d’un bureau d’études tce à taille humaine

Notre client est un bureau d'études TCE à taille humaine.
Créé en 1986, il accompagne depuis plus de 38 ans de nombreux maîtres d'ouvrage dans le développement de leurs opérations.
Cette structure compte actuellement 14 collaborateurs. Elle se compose de spécialistes (Ingénieur(e)s / Dessinateur(trice)s en structure, CVC, thermique, électricité, VRD, cuisine, d'économistes de la construction et de chefs de projets TCE). Elle a réalisé en 2022 un chiffre d'affaires de plus de 2 millions d'euros.
Ainsi, notre client recrute (Remplacement d'une collaboratrice présente depuis 8 ans) un(e) Assistant(e) de Direction.
Vous prenez en charge les parties administrative, gestion et comptable de l'entreprise.
A ce titre, vos missions consistent à :
Gestion financière et comptable :

- Prendre en main la gestion comptable en lien avec le service comptable externe à l'entreprise, la partie administrative et financière de la société en coordination avec la direction et les prestataires extérieurs y compris la banque et les administrations etc… ;
- Suivre et tenir les tableaux de bord de gestion des affaires et effectuer le suivi financier ;
- Préparer et suivre le budget prévisionnel ;
- Assurer le reporting interne auprès de la direction ;
- Effectuer les relances paiement clients (Recouvrement) ;
- Gérer les prestataires, les fournisseurs (Expert-comptable, prestataire informatique…). Suivre les devis, les factures fournisseurs et établir les rapprochements bancaires.
Gestion sociale :

- Gérer le recrutement (Préparation des offres d'embauche, des contrats et déclarations) ;
- Suivre et contrôler les congés ;
- Gérer les notes de frais ;
- Effectuer le suivi social (Médecine du travail, URSSAF) ;
- Collecter, contrôler et envoyer chaque mois à l'expert-comptable les éléments pour l'établissement des payes. Vérifier les bulletins de paie reçus, transmettre à l'équipe et demander le règlement ;
- Gérer les demandes de formation et les dossiers ;
- Négocier, suivre et gérer des contrats de mutuelle et de prévoyance ;
- Centraliser et coordonner la circulation des informations au sein de la société ;
- Participer aux évolutions organisationnelles (Optimisation des outils de travail, aide à l'organisation, relation avec les institutions juridiques).
Gestion administrative et commerciale :

- Gérer l'accueil physique et téléphonique, les courriers, les courriels, le classement, l'archivage et de manière générale, l'organisation de la vie de la société ;
- Organiser différents événements (Internes et externes) ;
- Participer aux suivis administratif et financier des affaires jusqu'à la clôture en coordination avec les équipes ;
- Participer au suivi, aider à la préparation et au montage des dossiers de réponses aux appels d'offres jusqu'au dépôt. Associer le travail collaboratif avec les entreprises, les cabinets d'architectes et les co-traitants ;
- Gérer de manière administrative les dossiers d'assurance RC et décennale en lien avec la direction (Déclaration, suivi sinistre…).
Gestion des services généraux :

- Gérer les fournitures (Commandes, rangement et stocks) ;
- Gérer et suivre le parc automobile (Assurance, déclaration, entretien, sécurité) ;
- Gérer la partie informatique et la téléphonie (Logiciels, équipements, imprimantes) ;
- Gérer les prestataires de services (Entretien des locaux, espaces verts, chaudière, alarme sécurité).
De formation BAC + 2, vous justifiez d'une expérience de 4 ans minimum.
Dynamique, efficace et autonome, vous savez prendre des initiatives et gérer vos priorités.
Rigoureux(se) et organisé(e), vous appréciez le travail en équipe et savez vous adapter.
Vous êtes réactif(ve) et aimez la polyvalence.
Votre sens de l'éthique et de la diplomatie fait que vous savez gérer des informations en toute confidentialité (Point très important).
Faisant preuve d'esprit de synthèse et d'analyse, bon(ne) communicant(e), ous avez de très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles. Vous avez un très bon niveau d'orthographe.
Vous avez le sens de l'écoute.
Vous maîtrisez parfaitement le Pack Office.
Le talent est une ressource inépuisable.
Tickets restaurant (8 € - 50 / 50). Mutuelle individuelle ou familiale (50 / 50). Chèque cadeau (Noël). Fermeture entre Noël et le premier de l'an.
IMPORTANT :
Excellente ambiance de travail. Esprit d'équipe.
Passation de 2 à 3 semaines avec l'actuelle Assistante.
Départ au plus tard mi décembre.