Agent administratif / agente administrative (h/f)

Ludopital recherche son Agent(e) Administratif(ve) pour un poste en CDI à temps partiel 24h/semaine

POSITION DANS LA STRUCTURE :
Liaison hiérarchique et/ou rattachement hiérarchique : présidence, vice-présidence et l'assistante de direction
Liaisons fonctionnelles : équipe salariée, équipe des bénévoles, apprentis, stagiaires, service civique, autres (hôpitaux, fournisseurs, partenaires.)

ACTIVITÉS PRINCIPALES :
Aide à la gestion Administrative :
Gestion de la messagerie et des appels téléphoniques,
Accueil du public : bénévoles, partenaires et autres,
Tâches informatiques liées au poste (suivi de stocks, édition de documents.),
Organisation et gestion des journées solidaires et collectes,

Aide sur le secteur des hôpitaux pour les jouets et projets :
Achat et suivi des commandes et des réceptions pour les projets hospitaliers
Suivi des livraisons (jouets courage, catalogue en ligne, autres .)
Suivi des référents bénévoles,
Mise à jour de la base de données des référents hospitaliers,

Aide à la gestion des bénévoles :
Rédaction et acheminement des courriers ou mails aux bénévoles (manifestations, écoles, hôpitaux, etc..)
Appels téléphoniques,
Gestion de la participation des bénévoles sur les manifestations

ACTIVITÉS PONCTUELLES :
Aide à l'organisation de l'assemblée générale et le repas des bénévoles,
Participation aux réunions
Formation des référents hôpitaux
Organisation administrative et suivi des temps forts (Les Foulées Ludopital et autres.)

=> Le salarié peut s'il le souhaite participer à certaines manifestations extérieures en dehors de ses heures de travail en contrepartie (récupération)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Utilisation de logiciels spécialisés,Bureautique et outils collaboratifs,Utiliser les outils numériques,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'agenda des réunions et des rendez-vous,Accueillir, orienter, renseigner un public,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Esprit d’équipe et écoute ,Conscience professionnelle, rigueur et sens des re,Adaptabilité, dynamisme et réactivité,Devoir de réserve et d’écoute

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Travailler en équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Être à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.