L’assistant-e dedirection de la Direction des Relationsinternationales et de la conformité (DRICO) travaille dans une direction dont les missions sonthétérogènes et impliquent d’organiser, ou tout du moins de préparer des déplacementset évènements, en France ou à l’étranger.
Ce contexte implique de faire preuve d’unegrande rigueur et de réactivité dans la prise en charge des différentes tâches.Ces dernières consistent à la fois à assister le directeur et son adjointe auquotidien, mais également à assurer le bon fonctionnement du collectif. Lesprincipales missions sont les suivantes :
- En ce quiconcerne l’aide apportée au directeur et à son adjointe
o Gestion de l’agenda du directeur (programmer lesréunions/points bilatéraux en interne et externe à la direction, organisationlogistique des réunions) ;
o Organisation des déplacements ;
o Rédaction/formalisation de messages ou documents(rédaction de projets de courrier/mail pour le directeur, mise en page courrier/ note interne, enregistrement courrier sortant pour le directeur) ;
o Préparation de comptes-rendus ;
- Pour ce qui est du fonctionnement de ladirection
o Gestionadministrative courante d’un secrétariat (gestion du courrier, des demandes dereprographie, et des appels téléphoniques, mise à jour des organigrammes,diffusion de mails d’information à toute la direction, accueil des prestataireset visiteurs-euses, etc.), dont la gestion administrative de l’équipe (suivides demandes d’absence ou de télétravail, etc.) ;
o Rôle de référent-e de direction dans plusieursdomaines ;
§ RH (demandes de recrutement et suivi desmobilités internes, formation, et télétravail notamment) ;
§ Système de mesure des activités (SMA – pourl’allocation des temps de travail) ;
§ Budget et achats (suivi des enveloppes de ladirection, saisie/communication des demandes de crédit de la direction,émission des demandes d’achats – dont les fournitures, suivi du processus degestion des factures) ;
§ Ordres de mission (personnes ressource pour lagestion des OM dans l’outil dédié) ;
§ Informatique (CLS – gestion des demandesd’habilitation de la direction) ;
o Gestion des besoins logistiques de la direction,notamment pour l’accueil des réunions réseau ou des délégations de régimes deretraite étrangers (réservation de prestations de restauration, de salles,d’activités, etc. ; gestion de la salle de réunion de la direction, desbesoins relatifs au bon fonctionnement des locaux…) ;
o Diffusion d’informations au sein de la direction(consignes par exemple), et du réseau (suivi de la participation de la Drico àla brève à destination des AD du réseau par exemple).
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