Missions principales :
* Accueil physique et téléphonique du public
* Réception, filtre, prise et transmission des messages téléphoniques et des courriels
* Gestion de la boîte mails de l’accueil
* Elaboration de protocoles pour un accueil de qualité différencié : usagers, élus, candidats, habitants
* Mise en œuvre des protocoles d’accueil et des protocoles de sécurité liés à l’accès au bâtiment
* Proposition de mise en valeur des espaces d’accueil du siège
* Elaboration et mise en œuvre d’un protocole de collecte et de gestion des réclamations
* Reporting des situations complexes rencontrées
* Réception, enregistrement, classement et transmission du courrier sur Dotelec
* Gestion du stock et des commandes de fournitures en lien avec le service de la commande publique
* Gestion des abonnements
Missions ponctuelles :
En soutien à la responsable du secrétariat général :
* Planification rendez-vous sur agendas, suivi et préparation des engagements professionnels
* Organisation des réunions protocolaires (agenda, salles, accueil)
* Identification et gestion de la demande et son degré d'urgence
* Mise à jour des tableaux de bord de la Direction
* Suivi du respect des délais de transmission des documents (relance auprès des directeurs)
* Traitement et veille à la bonne circulation de l’information de la Direction Générale des Services (relations internes et externes), ainsi qu’auprès des élus de la communauté d’agglomération
* Suivi de projets et activités de la direction
* Organisation des instances communautaires : assurer l’envoi des ordres du jour, les convocations, préparer fond de dossier pour le Président, DGA et DGS
* Prise de notes, saisie et mise en forme de tous types de documents divers (courriers, mails, rapports ...)
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