Assistant de direction h/f

Le poste de Assistant de direction H/F

Dans un contexte de déploiement de la direction, le poste d'assistant de direction implique d'accompagner la Directrice dans ses décisions auprès de tous les services de la direction, en relation avec les collègues en charges de dossiers spécifiques.

Par thématique, vos principales missions consisteront à :

Gestion administrative et organisationnelle
- Assurer la gestion de l'agenda, des courriers et des réunions.
- Gérer le courrier départ, et arrivée et le distribuer.
- Suivre le circuit de signature des parapheurs.
- Superviser la gestion du temps de travail sur le logiciel de temps.
- Classer et archiver les dossiers administratifs.

Support à la direction
- Assister la Directrice dans la préparation des dossiers et l'organisation des rendez-vous.
- Assurer la liaison entre la Directrice, les chefs de services et les encadrants directs, mais également avec la Direction Générale Adjointe, les autres directions, les élus et les partenaires privilégiés (Alter, SieML, ...). - Rédiger des documents, dans une approche d'anticipation et d'alerte.
- Assurer le suivi de la boîte mail de la Directrice et effectuer une primo-réponse ou un transfert auprès des différents acteurs (chefs de service, experts, etc.). - Assurer le suivi téléphonique des communications.
- Valider, en binôme, les demandes sur le portail numérique dédié.

Organisation des réunions et événements
- Organiser et formaliser les réunions, séminaires et événements.
- Participer aux réunions de direction hebdomadaires : proposer un ordre du jour et rédiger le compte-rendu.
- Diffuser des comptes-rendus aux élus, responsables de service, etc.
- En interne assurer la diffusion des informations en provenance de la DG, des RH et des autres services.
- Réaliser et mettre en forme les supports écrits.

Gestion des ressources et des infrastructures
- Prendre en charge et suivre les demandes de travaux.
- Assurer le suivi et la gestion des véhicules de pool.

Accompagnement et coordination RH
- Accompagner en matière de RH sur certains dossiers spécifiques, en collaboration avec le service appui au pilotage stratégique/opérationnel RH/projets.
- Participer activement à l'animation de la direction.
- Aider, s'il y a lieu, les collègues dans leur domaine afin de gérer les pics d'activité.


Le profil recherché

Vous disposez d'une formation d'assistant de direction ou d'une expérience confirmée en assistanat, et d'un bon niveau en orthographe.

Vous maîtrisez les outils bureautiques courants et êtes en capacité de vous approprier rapidement des applications métiers ou plateformes collaboratives (ex. Team's).

Vous êtes une personne reconnue pour votre aisance relationnelle et votre discrétion professionnelle.

Organisé, fiable et rigoureux, vous savez gérer vos activités avec efficacité et autonomie, dans un souci d'anticipation, de prise d'initiatives et de discernement des priorités, en respectant les échéances.



ELEMENTS COMPLEMENTAIRES

- Poste à temps complet- Rémunération selon expérience- Recrutement dans le cadre d'emplois des Adjoints Administratifs par voie statutaire (mutation, détachement ou inscription en liste d'aptitude), à défaut, CDD de 1 an renouvelable.



L'entreprise

Travailler pour Angers Loire métropole et la Ville d'Angers (4200 agents, 250 métiers), c'est évoluer au sein d'une collectivité dynamique, oeuvrant au quotidien pour la qualité de vie de ses habitants et le développement de son territoire, dans un environnement propice au développement de parcours adaptés à votre personnalité, votre potentiel et votre engagement professionnel.

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