Assistant administratif pôle projet h/f

Le poste de Assistant administratif pôle projet H/F



Activités principales

Assistance administrative au service :

* Apporter un soutien administratif au responsable de pôle et aux chefs de projet
* Gérer les agendas et organiser les réunions.
* Rédiger des comptes-rendus, courriers techniques (OS, mises en demeure, fiches GPA).
* Mettre en forme et diffuser des documents, et programmer les revues de processus.
* Participer à l'actualisation des procédures.


Suivi des projets :

* Créer et mettre à jour des outils de suivi budgétaire et des calendriers des projets.
* Veiller et alerter sur les échéances (factures, bons de commande, notifications) en lien avec les services marchés et finances.
* Constituer et gérer les dossiers et documents nécessaires au projet (supports de présentation, reporting).
* Organiser le transfert des données vers les services dédiés (PCAP, planothèque, archives).
* Préparer des bilans d'activités.


Accueil et secrétariat :

* Recevoir et traiter les appels téléphoniques et courriers.
* Classer et archiver les documents.
* Remplacer les assistantes du pôle en cas d'absence pour assurer la continuité des missions.


Qualité, sécurité et environnement :

* Respecter les directives en matière d'Hygiène-Sécurité et Environnement.
* Signaler les anomalies et participer à leur résolution.
* Contribuer à l'amélioration des conditions de travail (évaluation des risques, guides techniques).
* Agir pour la sécurité et la réduction des impacts environnementaux.


Activités secondaires

* Assurer les permanences de secrétariat en cas d'absence des assistantes.
* Gérer des missions transversales : commande de fournitures, distribution des tickets restaurants, relais d'informations, participation à des groupes de travail (archivage, changement de messagerie).


Au sein de nos collectivités, une attention particulière est portée aux conditions de travail et au bien-être des collaborateurs.rices.s.

- Carte restaurant (201,40 pour un temps complet) avec une participation employeur à hauteur de 60%.
- Participation à hauteur de 75% aux abonnements de transports + forfait mobilités durables
- Participation employeur (mutuelle santé et contrat prévoyance)
- Prestations du comité des uvres sociales (CSO) : chèques vacances, chèques cultures, tickets cinéma, activités culturelles et sportives, loisirs...)
- Aide aux familles (participation aux frais de garde, chèque CESU)
- Carte loisirs (gratuité dans les musées nantais et les piscines municipales nantaises)

Selon profil


Le profil recherché

Vous maîtrisez l'outil informatique, les logiciels bureautiques, et les techniques de secrétariat. Vous avez une bonne connaissance d'internet, de l'intranet, et des logiciels spécifiques tels que Coriolis et les outils de gestion mis à disposition. Vous êtes capable de rédiger et mettre en forme des notes, rapports, et supports de présentation, ainsi que de créer des tableaux de bord et des outils de suivi.
Vous connaissez les spécificités liées au domaine du bâtiment, l'organisation interne de la collectivité (procédures, circuits d'information, instances délibératives), et respectez les principes déontologiques de la fonction publique.
Vous faites preuve de réactivité, d'adaptabilité et de rigueur, avec un sens développé des relations humaines et du travail en équipe. Vous travaillez en autonomie, êtes organisé·e et savez anticiper les besoins. Votre esprit d'analyse et d'initiative, combiné à votre respect de la confidentialité, vous permet de mener à bien vos missions.


L'entreprise

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