Assistant administratif de la mission accueil, accompagnement et développement social - h/f, ch[...]

Assistant administratif de la Mission Accueil, Accompagnement et Développement Social - H/F, Charleville-Mézières

Charleville-Mézières, France

Avec ses 157 métiers pour plus de 1700 agents, le Conseil Départemental des Ardennes est le 2ème employeur du département. Travailler pour le Département c'est s'investir au sein d'équipes dynamiques et proche du quotidien des 270 000 habitants.

En tant qu'assistante administrative, vous aurez pour mission d'accueillir et de renseigner le public sur ses droits, les dispositifs et les réseaux existants. Vous accompagnerez la demande au plan administratif et assurerez l'accompagnement administratif des agents de la mission.


Responsabilités

1. Accueil physique et téléphonique :
o Accueillir le public
o Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
o Orienter vers les missions du territoire, si besoin vers les partenaires extérieurs
o Renseigner sur le dispositif global de la collectivité et son organisation
o Planifier les temps de permanence ou autres rendez-vous avec les travailleurs sociaux
2. Identification et accompagnement des demandes sociales :
o Renseigner l'usager sur ses droits et les demandes à effectuer
o Assurer le lien entre les usagers, les travailleurs médico-sociaux et les dossiers en cours
o Orienter l'usager vers le service ou partenaire adéquat
3. Gestion administrative des dispositifs :
o Saisir les données dans SOLIS dans le respect des procédures et des échéances
o Créer et compléter le Dossier Unique de Territoire
o Gérer les dispositifs TISF/MASP : planification des réunions, rédaction des comptes rendus et suivi des décisions
o Gérer les dispositifs obligation de formation 16-18 ans et précarité énergétique
o Mettre à jour les différents tableaux de bord
4. Accompagnement administratif des équipes et du service :
o Assurer la mise en forme des courriers et des rapports médico-sociaux
o Veiller à la tenue des tableaux de suivi des activités
o Organiser les temps de concertation et les relais
o Tenir à jour le classement des dossiers
o Participer à l'archivage des données du service dans les règles fixées par la collectivité
o Participer aux instances et groupes de travail
5. Gestion logistique :
o Gérer la logistique et les fournitures
o Signaler les problèmes relatifs aux bâtiments


Relations hiérarchiques et fonctionnelles

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable de la Mission Accueil, Accompagnement et Développement Social et/ou de l'adjoint au responsable.

Relations fonctionnelles :

Internes : avec l'ensemble des agents de la Délégation Territoriale et de la Collectivité.

Externes : avec l'ensemble des partenaires.


Qualifications

1. Baccalauréat
2. Connaissances des dispositifs et des acteurs de l'action sociale
3. Connaissance des organismes extérieurs connexes à l'action sociale (CAF, CCAS, etc.)
4. Maîtrise des outils téléphoniques
5. Maîtrise des outils de bureautique (WORD, EXCEL, X PARAPH...)
6. Connaissance du logiciel métier SOLIS
7. Utilisation de l'outil collaboratif Outlook dans le respect de l'organisation fixée


Savoir-faire

1. Techniques de communication
2. Technique d'écoute active
3. Techniques de régulation des conflits
4. Maîtrise des techniques de prise de notes et de rédaction des comptes rendus
5. Qualités rédactionnelles


Aptitudes et qualités requises :

1. Courtoisie
2. Facilité d'écoute et de communication
3. Sens du travail en équipe
4. Discrétion professionnelle
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