Assistante administrative / agent d'accueil

L'assistant administratif/agent d'accueil assure l'accueil des administrés en matière d'urbanisme, de transition écologique et de logement social.

Assurer l'accueil des administrés et les renseignements de premiers niveaux :
- Accueillir tout type de public avec amabilité
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques ou courriers électroniques
- Assurer les réponses de premier niveau en matière d'urbanisme
- Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
- Rechercher et mettre en relation les correspondants
- Gérer la réservation des vélos électriques

Assurer la gestion et le suivi administratif des activités liées à l'urbanisme :
- Accueillir, conseiller et assister les pétitionnaires dans le respect de la démarche « qualité accueil »
- Assurer la vérification du contenu des dossiers de demande d'urbanisme (DP, PC...)
- Enregistrer les dossiers dans le logiciel, transmettre au service instructeur (ou DDTM) et suivre les compléments de dossier
- Rédiger les courriers relatifs à l'urbanisme et au cadastre
- Instruire les Certificats d'urbanisme et apporter les réponses aux notaires
- Assurer l'assistance administrative de SOLIHA pour l'opération façade
- Suivre la numérotation de voirie
- Assurer le traitement des dossiers CHAMP
- Assurer le classement et la gestion des archives

En complémentarité du poste assistant de direction : assurer le suivi administratif de la direction :
- Mettre à la signature les arrêtés, classer les pièces, afficher les décisions et transmettre les pièces à la Préfecture
- Assurer la gestion des agendas des élus et l’organisation de réunions, planifier les rendez-vous concernant les différentes permanences : CAUE, EIE, ABF, ADIL, SOLIHA
- Gérer les convocations aux réunions internes et commissions municipales et extra-municipales
- Assurer le traitement des parapheurs du pôle instruction
-assurer le remplacement de l’agent « assistant de direction » lors de son absence

Apporter une aide au pôle logement si nécessaire :
- Assurer l'accueil et apporter les premiers renseignements aux administrés
- Enregistrer les demandes et les transmettre aux bailleurs sociaux

Les « savoirs » :
- Connaissances du droit de l'urbanisme
- Notion de droit civil
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales et de leur cadre réglementaire

Les « savoir-faire » :
- Maîtriser l'outil informatique (bureautique et outils spécifiques à l'urbanisme)
- Être capable de comprendre les demandes des pétitionnaires
- Savoir rédiger des courriers administratifs
- Savoir lire un plan
- Être capable d'appliquer un règlement

Les « savoir-être » :

Être accueillant et patient/ Sens de l'écoute et du conseil / Être pédagogue / Faire preuve de discrétion professionnelle