Agent d'accueil / assistante administrative

Détails de l'offre

Famille de métiers Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives Grade(s) recherché(s) Adjoint administratif
Métier(s) Ouvert aux contractuels Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ()
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste spécifique dans une collectivité de petite taille. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours. Temps de travail Temps complet Télétravail Non Management Non Descriptif de l'emploi L'agent placé sur ce poste doit accueillir le public (accueil physique et téléphonique) et le renseigner. Il participe à donner une image positive de la commune.
Il effectue différentes démarches administratives, notamment concernant l’état civil et l’urbanisme, dans le respect d’un cadre réglementaire et / ou législatif strict et contrôle systématiquement les pièces des dossiers. Il gère également le courrier entrant et sortant. Missions / conditions d'exercice 1/ MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE

* Secrétariat et Comptabilité :

- Traiter les factures de fonctionnement, engager les titres en fonctionnement
- Ouvrir et enregistrer le courrier entrant et sortant, éditer et répondre aux mails
- Diffusion d’informations sur les différents supports numériques (Panneau pocket, Lumiplan, site internet)
- Traiter les inscriptions scolaires (logiciel Onde)
- Photocopier, trier, classer et archiver des documents
- Gérer la mise à jour de l’affichage

* Accueil et orientation du public :

- Accueillir physiquement le public lors des permanences et téléphoniquement les usagers, entreprises et autres administrations
- Assister et orienter le public requérant
- Délivrer des renseignements divers sur les prestations de la commune, les formalités administratives civiles, etc…
- Recueillir et retranscrire les besoins et doléances exprimées par le public et les transmettre au bon interlocuteur
- Enregistrer les demandes de location des salles communales et les ventes des jetons de tennis

* Urbanisme :

- Réceptionner et enregistrer les dossiers d’urbanisme
- Suivre le paiement des taxes d’aménagement
- Vérifier les pièces constitutives d’un dossier
- Assurer le suivi, la mise à jour et le contrôle de la conformité des dossiers
- Gérer la liaison dématérialisée des dossiers d’urbanisme par Oxalys et transfert des dossiers en préfecture via Actes

* Traitement de formalités administratives :

- Gérer les listes électorales (REU)
- Enregistrer et délivrer des actes d’état civil (reconnaissance, naissance, mariage, décès, PACS, changement de prénom, etc…)
- Préparer les dossiers de mariage et de PACS
- Recenser les jeunes citoyens
- Transcrire les actes
- Gérer les conseils d’administration du CCAS ainsi que les dossiers qui y sont liés
- Gérer les concessions (nouvelles demandes, renouvellements)
- Rédiger les arrêtés de voirie et de circulation
- Vérifier la validité des informations traitées

2/ MISSIONS SECONDAIRES DU POSTE

* Évènements exceptionnels, fêtes et cérémonies :

- Préparer l’organisation des différentes élections (mise en place physique et préparation des différents documents nécessaires)
- Préparer administrativement des manifestations diverses
- Rédiger les différents arrêtés relatifs à l’organisation de la foire à tout
- Recenser les personnes fragiles du territoire
- Ouvrir et fermer les tables annuelles et les transmettre au Tribunal
- Enregistrer et classer les arrêtés et délibérations dans des registres

* Polyvalence en cas d’absence d’un(e) collègue :

- Établissement des bulletins de salaire
- Traiter les factures d’investissement Profils recherchés * Savoir-faire :

- Maîtriser l’utilisation de logiciels standards et / ou métiers
- Connaître l’organisation fonctionnelle de la mairie
- Connaître les procédures administratives associées à la fonction
- S’exprimer clairement, aimablement, et reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
- Orienter vers les personnes et services compétents
- Rédiger des documents administratifs (arrêtés, courriers, etc…)
- Rechercher, analyser, sélectionner, synthétiser les éléments d’une demande et diffuser des informations de manière efficace
- Savoir classer et organiser des documents et fichiers informatiques
- Maîtriser les règles d'orthographe, de conjugaison et de grammaire

* Savoir-être :

- Rigueur et sens de l’organisation
- Autonomie
- Tenue correcte
- Sens du contact, amabilité, courtoisie
- Discrétion et confidentialité
- Sens du service public
- Adaptation et réactivité
- Résistance au stress et gestion du temps
- Ponctualité
- Sens du travail d’équipe

* Formations souhaitées :

- Baccalauréat
- Connaissance de la fonction publique territoriale
- Règles de classement et d'archivage
- Microsoft office
- Techniques de secrétariat et d'accueil (maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la conjugaison)
- Connaissance de la comptabilité publique M57
- Procédures d'instruction des dossiers d'urbanisme
- Logiciels métiers : Berger Levrault, Oxalys, Actes