Assistant(e) administratif(ve) pour la base de voile tom souville h/f

Assistant(e) Administratif(ve)

Rattachement Hiérarchique : Directeur de la base de voile Tom Souville/Directeur du Département des Sports/DGA PT

Affectation géographique : Base de voile et de loisirs Tom Souville.

Filière / Cadre d'emploi : Assistante Administrative - accueil et assistance à la comptable / Adjoint Administratif Territorial

Activités :

* Réalisation et mise en forme de courriers et tableaux

* Réception, traitement et diffusion d'informations

* Accueil téléphonique et physique

* Organisation et planification des réunions

* Rédaction de compte-rendu de réunions

* Accueil des personnes en rendez-vous

* Suivi des opérations comptables du service (engagements, gestion des factures, bons de livraison et tableaux d'engagement)

* Commande aux fournisseurs

* Planification et accueil des groupes en séjour

* Statistiques mensuelles de fréquentations

* Facturation interne (groupes, clsh, séminaires...)

* Gestion des conventions d'utilisation

* Suivi du panneau d'information sur l'organisation du travail

* Référent archives

Vous êtes...

Titulaire d'une formation de type Bac dans le domaine de l'accueil et/ou de l'administratif, vous justifiez d'une première expérience dans ce secteur.

Votre sens de la relation usager, votre organisation, vos qualités relationnelles, votre rigueur ainsi que votre capacité d'adaptation sont indispensables à l'exercice de ces missions.

Vous connaissez :

* le statut de la fonction publique territoriale, l'environnement territorial et les différents partenaires

* le contexte et les enjeux de la collectivité

* les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs

* les instances de décision de la collectivité

* le fonctionnement des services des collectivités

* les principes rédactionnels du compte rendu

* le fonctionnement de l'internet et de l'intranet

Vous maitrisez :

* les règles de base d'orthographe, de syntaxe et de grammaire ainsi que les principes rédactionnels de la note de synthés

* les logiciels de bureautique Word, Excel, logiciels spécifiques courrier et finances, logiciels spécifiques (Accès, SPAC, GEO...)

* les techniques de secrétariat (dactylographie, prise de notes)

* les notions d'organisation et de gestion du temps

Vous êtes capable :

* d'assurer un accueil téléphonique et physique de qualité

* de vous exprimer correctement oralement et par écrit

* de concevoir et suivre des outils de planification

* d'organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités

* de rechercher des informations, notamment réglementaires - vérifier la validité des informations traitées

* de prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers