Office manager (h/f)

MATWIN, est une plateforme française centrée exclusivement sur le soutien a l'innovation dans la lutte contre le cancer, basée à Bordeaux et filiale à 100% du groupe Unicancer qui regroupe les 18 Centres de Lutte Contre le Cancer francais. Fonctionnant en mode « start-up » (3/4 salariés), MATWIN propose depuis 15 ans différentes actions visant à accélérer l'innovation dans le domaine :
- un programme d'accompagnement pour accélérer le développement de projets innovants (programme MATWIN),
- un événement partnering européen annuel dédié à l'oncologie (MEET2WIN),
- un consortium rassemblant 14 organisations partenaires œuvrant pour soutenir spécifiquement l'entrepreneuriat autour de la lutte contre le cancer (OncoSTART).

L'Office Manager a un rôle pivotal dans notre petite équipe et travaille en liaison fonctionnelle avec l'ensemble des collaborateurs et des partenaires de l'entreprise.
Missions principales :
- Office management :
o gestion administrative de l'activité de l'entreprise (secrétariat, courrier, déplacements, planification réunions, gestion des opérations quotidiennes,...)
o supervision de la relation avec les fournisseurs et prestataires, gestion des équipements, stocks et commandes,
o gestion et mise à jour des bases de données et éléments de reporting de l'activité, supervision de la relation avec les fournisseurs et prestataires...
- Comptabilité / finance / social :
o Saisie / collecte / affectation comptable et pointage des factures, rapprochement bancaire, suivi des paiements, numérisation / classement et archivage des pièces comptables, gestion TVA, interface avec le cabinet d'expertise comptable,
o Préparation de la clôture annuelle, aide à la préparation du budget prévisionnel, pointage trésorerie,
o Onboarding nouveaux collaborateurs (accueil, médecine du travail, adhésions mutuelle), gestion administrative et tutorat des stagiaires et alternants,
- Evénementiel / communication :
o Gestion de l'intégralité de l'activité événementielle (interne/externe) et du suivi en termes de communication de cette activité, recherche sponsors pour les événements (MEET2WIN),
o Mise à jour des sites web, newsletters, community management, suivi de l'édition / print des supports de communication,
o Veille information

Formation : un esprit + qu'un diplôme !

- Formation minimale en comptabilité
- Maitrise de la gestion d'événements
- Anglais courant impératif
- Expérience professionnelle de 3 ans et + minimum
- Idéalement dans le domaine médical, innovation

Soft skills :

- Aptitude à trouver des solutions !
- Etre logique et pragmatique
- Cultiver la curiosité
- Savoir s'adapter (interlocuteurs, environnement)
- Bon sens de l'organisation, autonomie
- Aimer le travail en petite equipe
- Et surtout : positive attitude !
Infos pratiques :

- Lieu : Bordeaux (Institut Bergonie) + télétravail partiel (2 jours / semaine)
Prise de poste : dès que possible
- Abonnement titre de transport pris en charge à 50%
- Socle mutuelle prise en charge à 50%

Pour postuler : Envoyer CV + LM (sous référence « Je suis votre Office Manager ») à contact@matwin.fr

Experience: 3 An(s) - dans meme type d'emploi

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Langues: Anglais exigé

Qualification: Cadre

Secteur d'activité: Activités spécialisées, scientifiques et techniques diverses

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Prendre des initiatives et être force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.