L’assistant(e) de direction est rattaché à l’équipe des ressources transverses, qui comporte une chargée de communication, un juriste et une coordinatrice paie. Il/elle sera rattachée hiérarchiquement au directeur adjoint des ressources humaines.
MISSIONS
- Assurer l’assistanat et le secrétariat de la directrice des ressources humaines
- Assurer la gestion administrative, financière et logistique de la direction
- Assurer l’organisation et le secrétariat de deux instances statutaires (Comité Social d’Administration et Formation Spécialisée) et des réunions animées par la DRH
- Participer à l'organisation des événements RH, en lien avec la chargée de communication
- Assurer un rôle d'interface avec les autres directions, composantes et prestataires externes.
- Apporter son soutien aux services de la DRH pour fluidifier les process, faciliter le circuit des signatures et créer du lien
Assistanat :
* Assurer le secrétariat de la directrice des ressources humaines en traitant courrier, mails, agenda, suivi des dossiers transversaux
* Prendre en charge certains projets de la direction (mise en place de statistiques/indicateurs de suivi de l’activité, amélioration continue des procédures, etc)
* Préparer, organiser et participer aux réunions de direction ou organisées par la direction RH. Rédiger les comptes rendus de réunions.
* Assurer l’organisation et le secrétariat du Comité Social d’Administration et de la Formation Spécialisée (calendrier annuel des instances, ordres du jour, diffusion des documents et comptes-rendus, lien avec le prestataire pour réaliser les comptes-rendus, etc)
* Mettre en place/suivre un archivage des documents et s'assurer de la mise à jour constante des outils de pilotage de la direction
* Organiser la logistique technique des évènements de la DRH
* Faire l'interface avec les autres directions
* Appliquer/améliorer les process permettant d'optimiser les circuits au sein de la direction
* Participer aux actions de communication des services de la DRH, en lien avec la chargée de communication.
Gestion financière de la direction RH :
* Réaliser les commandes et les missions relevant du budget de la DRH (dont les missions Conseil National des Universités), en lien avec la Direction des Affaires Financières.
* Assurer le suivi budgétaire des dépenses/recettes de la DRH, en lien avec le directeur adjoint des ressources humaines
Gestion RH :
* Accueillir les nouveaux arrivants (accueil physique, procédures, poste téléphonique, ordinateurs,..)
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