Assistant(e) de direction

Placée sous l'autorité de la cheffe de Mission Information sur les métiers et formation

Vous assisterez en termes d’accueil, de gestion, de suivi de dossiers et de communication d’informations.

Vous accompagnerez les équipes dans la bonne mise en œuvre des procédures administratives.

Gérer l'agenda et organiser des déplacements

Synthétiser et diffuser des informations

Organiser et préparer les réunions

Prendre des notes pendant les réunions

Rédiger les courriers administratifs

Classer et archiver des documents

Réceptionner, trier et enregistrer les courriers, les courriels et télécopies

Saisir, mettre en forme, scanner des documents divers

S'assurer de la bonne syntaxe des documents

Contrôler la complétude des dossiers à soumettre à signature du Président

Procéder à l’ouverture de dossiers en ligne ou constituer des dossiers

Renseigner le planning des congés

Accueillir et orienter le public

Renseigner et actualiser des tableaux de bord ou une base d'informations

Savoirs:

Procédures administratives de la Collectivité Gestion

Outils bureautiques et collaboratifs Applications informatiques

Techniques de secrétariat

Missions et enjeux de la direction

Savoir faire:

Analyser les priorités

Vérifier la conformité des dossiers avec les procédures administratives

Rédiger et assurer le suivi d’un document administratif

Alimenter et mettre à jour des tableaux de bord

Communiquer avec des interlocuteurs variés

Travailler en équipe